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工事完了報告書のテンプレートや記載項目を徹底解説！注意点や業務効率化ツールも紹介

工事完了報告書とは、工事を実施した後に施工内容をまとめて依頼会社に提出する書類のことです。
工事完了報告書は工事を実施した証拠となる書類として、トラブルを防ぐ役割や対応した仕事を報告する役割があります。

工事完了報告書には特に指定のフォーマットがないため、書類を作成する場合はテンプレートを使ったりエクセルを使って自分で作成したりする必要があるでしょう。

今回は、工事完了報告書の記載項目や作成時の注意点、作成を便利にするツールを紹介します。
報告書作成の手間を省きたい人は、ぜひ参考にしてください。

まずは工事完了報告書とは何かについて解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工事完了報告書が必要な理由とは？

工事完了報告書とは、名前のとおり工事が完了したことを報告する書類です。

工事完了報告書が必要な理由は以下のとおりです。

報告書は提出する相手にとって必要な書類と思いがちですが、実は自分の会社を守るためにも利用できます。

工事完了報告書の提出は義務付けられているのか？

基本的に工事完了報告書の提出は義務ではありません。
ただ、会社によっては必要といわれる場合や指定のフォーマットがある場合もあります。
上記でも説明したとおり、自社を守るために作成した方がいいと考える会社が多いでしょう。

さらに官公庁から受注した工事では、工事完了報告書の作成や提出を求められている場合もあります。

工事を請け負う際に事前に確認しておくことが重要です。

工事完了報告書には専用の書式やテンプレートはあるのか？

工事完了報告書を作成する方法は、以下の3種類があります。

工事完了報告書はWeb上で調べるだけでさまざまなテンプレートが無料で配布されています。
ダウンロードするだけですぐに利用できるため、特に相手の会社から指定がない場合はテンプレートを決めて利用するのがおすすめです。
取引先によっては、指定の書式に合わせてほしいなどの要望があることもあります。

状況に応じてテンプレートや自分の使いやすくカスタムした書式を使いこなしましょう。

工事完了報告書の提出までには、以下の作業があります。

工事完了報告書は、契約で決めた内容がすべて完了したことを証明する書類です。

契約書での取り決め内容を把握したうえで実際にどんな施工を行ったかを文章と写真を活用して細かく記載することが重要です。

工事完了報告書はテンプレートを使って作成することもできますが、Excelを使って自分で作成することも可能です。
ここでは工事完了報告書に記載すべき5つの項目を解説します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工期

工期とは、実際に工事を実施した日程・期間のことです。
工事によっては数日で終わる場合や、1ヶ月以上の長期間にわたって進める場合があります。
工事開始日と完了日を記載し、正確な施工期間を明記しましょう。

工事現場

工事の詳細を記載する前に、どこの工事現場に関する報告書かを説明しましょう。
工事現場によっては一つの工事現場で複数の工事が進められている場合もあります。

工事現場名や、施工する建物の情報がなければ、どの工事について記載しているかわからなくなるリスクがあります。
工事現場名や工事場所の記載はできるだけ細かく記載し、他の現場と間違えないような工夫をしてください。

金額

工事の契約時に決めた請負金額はトラブル防止のために必ず記載しましょう。

請負金額以外に記載すべき、実際の工事で発生したコスト内容は以下のとおりです。

記載金額の証明として、領収書や納品書を残しておくことが重要です。
後半の注意点では領収書や納品書の発行に関する注意点も記載しているので参考にしてください。

工事写真

工事報告書は、文字だけの報告では内容を伝えにくいというデメリットがあります。
工事の様子や進捗をイメージしやすいように工事写真を添付しましょう。
また、工事写真には施工によって見えなくなった地盤部分の施工内容の証拠を残す役割もあります。

工事写真は工事黒板を使って写真内の情報を充実させることが大切です。
工事写真についてより詳しく知りたい人はこちらの記事を参考にしてください。

工事写真の黒板の書き方や注意点を詳しく解説
電子小黒板ツールを利用して業務効率化を実現する

工事担当者名

工事担当者や施工した会社情報は必須です。

工事担当者の情報として記載すべき項目は以下のとおりです。

会社同士の取引の場合は会社員、個人事業主として仕事をする場合は個人印の捺印が必要です。
ハンコがなければ、正式な書類として認められないリスクがあるため、必ず確認しておきましょう。

工事完了報告書の作成や提出では、以下の3点に注意してください。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

使用する資材の素材を細かく記載する

工事完了報告書には材料の名称だけでなく素材や品番などの詳細情報を記載しましょう。
なぜなら建設現場で利用される素材には品番によって細かい種類や大きさが分けられているからです。

たとえば鉄筋であれば、径の太さや長さなど、発注した製品の番号を確認しなければ分かりません。
同じ素材でもJIS規格の有無などで完成する建物のクオリティが上がるでしょう。

使用した資材の詳細情報がわからない場合は納品書や出荷証明書の取り寄せを検討してみてください。

工事の通し番号をつける

工事完了報告書を作成する場合は、工事に通し番号をつけておきましょう。
通し番号をつけておくべき理由は、施工後に工事に関する問い合わせを受けた場合に対応がスムーズになるからです。

さらに、通し番号をつけておけば書類管理も楽になります。
番号があれば、工事現場名や施工内容から探す方法と比べて、一瞬で検索が可能です。

通し番号のルールを決めて、工事件数が増えても対応できるように対策しておきましょう。

領収証や明細の記載方法を統一する

工事報告書に添付する書類として、領収証や明細の記載方法を統一しておきましょう。

領収証や明細に記載すべきは、案件名や現場名です。
契約内容を決める際に領収書の記載項目を決めておけば、トラブルを防げるでしょう。

一度決まった条件は、どの領収書を作成する場合も統一させておくことが大切です。
現場名などを記載していない領収書は経費として認められない可能性もあるので注意しておきましょう。

工事完了報告書は、工事数が増えるたびに増えていきます。
全ての報告書を紙の書類で管理すれば、工事写真の印刷や書類の管理・問い合わせ時の確認作業など手間がかかるでしょう。
膨大なデータの管理を効率化するには、報告書をクラウドで管理するのがおすすめです。

建設業のデータ管理や書類作成を効率化したい人はPRODOUGUの導入を検討してみてください。

PRODOUGUで工事完了報告書の管理や作成に役立つ機能は以下のとおりです。

PRODOUGUを使えば、工事写真を自由に取り出しつつ契約書を確認しながら工事完了報告書を作成できます。

作成したデータはクラウドで管理できるため、すぐに取り出すことも可能です。

PRODOUGUを導入するだけで建設業全体の業務が効率化できるでしょう。
まずは気になる機能を比較してみてください。

今回は工事完了報告書について、書類が必要な理由やテンプレートの有無、作成時に必要な情報や注意点を解説しました。

工事完了報告書は義務付けられている書類ではありませんが、会社間のトラブルを防ぐ・工事の記録を残すために作成しておくべき書類の一つです。
工事完了報告書は後々のトラブルを防ぐために記載すべき項目は把握しておきましょう。

書類の管理や作成を効率的に進めたい人は、PRODOUGUがおすすめです。
PRODOUGUの機能は、工事完了報告書の作成だけでなく建設業全体の業務効率化につながります。
本記事を参考に、工事完了報告書の作成に取り組んでみてください。
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