【工数削減！】建設現場をペーパーレス化するには？成功のポイントを紹介

2026/01/28

建築

建設業界において、紙ベースの業務管理は長年にわたり当たり前とされてきました。
しかし、働き方改革や国土交通省による電子化推進の動きを受け、建設現場のペーパーレス化が急速に進んでいます。
図面や施工管理書類、写真台帳といった膨大な資料を電子化することで、現場作業の効率化や工数削減が期待できます。
本記事では、建設現場におけるペーパーレス化の概要から具体的な導入手順、成功のポイントまでを詳しく解説します。

建設現場では、写真整理や図面確認などの"ちょっとした作業"の積み重ねが、業務の大きな負担や残業につながります。こうした課題を解決し、現場の作業効率を高めるのが施工管理アプリ「PRODOUGU」です。
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建設現場におけるペーパーレス化の概要

建設現場のペーパーレス化とは、従来紙で管理されてきた図面・施工管理書類・写真台帳などを電子データとして扱い、タブレットやクラウドを活用して業務を効率化する取り組みです。
国土交通省が電子納品を推進し、2019年の働き方改革以降、導入企業が増加しています。
現場での情報共有をリアルタイム化し、二度手間や印刷コストを削減できる点が大きなメリットです。
このセクションでは、ペーパーレス化の背景と現状の課題について詳しく見ていきます。

導入背景と推進要因

建設現場のペーパーレス化が進む背景には、働き方改革による長時間労働是正や業務効率化への要請が強く影響しています。
2019年に働き方改革関連法が施行されて以降、建設業界でも残業時間の削減や生産性向上が重要な課題となりました。
現場では、図面や施工計画書、作業日報など大量の書類を紙で管理する慣習が根強く残っており、印刷や手書き転記に多くの時間を費やしていました。

さらに、発注者である国土交通省や地方自治体が電子納品を原則化する方針を示したことで、建設会社側も対応を迫られるようになりました。
電子データでの成果品提出が標準となれば、社内業務フロー全体を電子化する必要性が高まります。
加えて、スマートフォンやタブレット端末の性能向上とクラウドサービスの普及により、現場でも手軽にデジタル機器を活用できる環境が整いつつあります。
こうした技術的な下支えと制度的な後押しが重なり、建設現場のペーパーレス化が急速に進展しているのです。

現場で使われる主な書類

建設現場では、施工計画書・安全管理書類・図面・写真台帳・作業日報など多岐にわたる書類が日常的に作成・管理されています。
これらの書類は、現場の進捗管理や安全確保、品質保証において欠かせない情報源です。
従来は、各書類を紙で印刷し、ファイルに綴じて保管する方法が一般的でした。
しかし、紙ベースでは情報の検索性が低く、必要な資料を探すだけで時間がかかるという課題がありました。

さらに、現場と事務所の間で情報を共有する際には、書類をコピーして郵送したり、担当者が直接持ち運んだりする手間が発生します。
図面の変更があった場合には、関係者全員に最新版を配布し直す必要があり、情報の伝達ミスが生じるリスクも高まります。
ペーパーレス化により、これらの書類を電子化してクラウド上で一元管理すれば、関係者がリアルタイムで最新情報にアクセスでき、業務効率が大幅に向上します。

現状の課題とボトルネック

建設現場のペーパーレス化を進める上での課題として、現場作業員のITリテラシーのばらつきや端末の破損リスクが挙げられます。
特に高齢の作業員にとっては、スマートフォンやタブレットの操作に不慣れなケースが多く、紙の方が扱いやすいと感じる人も少なくありません。
電子化を導入しても、一部の社員が従来通り紙で印刷して使用してしまうと、ペーパーレスの効果が薄れてしまいます。

また、建設現場は屋外作業が中心で、雨や泥、衝撃などにさらされる過酷な環境です。
タブレット端末を現場で使用する際には、落下や水濡れによる故障のリスクが常に付きまといます。
端末が破損すれば修理や買い替えのコストが発生し、業務にも支障をきたします。
こうしたリスクを軽減するためには、防水・防塵性能の高い端末を選定したり、予備機を用意したりするなどの対策が必要です。
さらに、導入前に十分な研修や説明会を実施し、全社員がペーパーレス化のメリットと操作方法を理解することが、スムーズな移行の鍵となります。

建設現場のペーパーレス化による効果

建設現場のペーパーレス化を実現すると、業務効率化・コスト削減・情報管理の強化など多面的な効果が得られます。
現場での作業がタブレット一つで完結するため、印刷や転記の手間が省け、作業員の負担が軽減されます。
また、クラウド上でデータを一元管理することで、関係者間の情報共有がリアルタイムで行われ、意思決定のスピードも向上します。
このセクションでは、ペーパーレス化がもたらす具体的な効果について詳しく解説します。

業務効率化と時間削減

建設現場のペーパーレス化により、現場作業員はタブレット端末一つで図面の確認やデータ入力が完結し、大幅な時間削減を実現します。
従来は、現場で手書きしたメモを事務所に持ち帰り、パソコンで再入力する二度手間が発生していました。
また、印刷忘れによる再移動や、紙の紛失リスクも業務効率を下げる要因となっていました。

ペーパーレス化後は、現場で直接タブレットにデータを入力すれば、そのままクラウドに保存され、事務所や発注者とリアルタイムで共有できます。
手書き文字の判読ミスもなくなり、入力ミスによる手戻りも減少します。
さらに、図面や施工計画書の最新版を常に参照できるため、古い情報に基づく作業ミスを防ぐことができます。
これらの効果が積み重なり、残業時間の削減や工期短縮にもつながります。

コスト削減と資源節約

建設現場のペーパーレス化は、印刷コストや紙代、保管スペースの削減といった直接的なコスト削減効果をもたらします。
大規模な建設プロジェクトでは、図面や書類を大量に印刷する必要があり、年間で数百万円規模の印刷費がかかるケースも少なくありません。
電子化により、これらの費用を大幅に圧縮できます。

また、紙の書類を保管するためのファイルや棚、倉庫スペースも不要になります。
事務所の書庫が電子データに置き換わることで、オフィスの省スペース化が進み、賃料コストの削減にもつながります。
さらに、環境面でも紙の使用量を減らすことで、森林資源の保護やCO2排出量の削減に貢献でき、企業の社会的責任(CSR)やSDGs対応にも寄与します。
こうしたコスト削減と環境負荷軽減の両立が、ペーパーレス化の大きなメリットです。

コンプライアンスと情報管理の強化

建設現場のペーパーレス化は、書類の紛失リスクを低減し、情報管理の透明性とコンプライアンスを強化します。
紙ベースの管理では、書類の持ち出しや紛失、不正な改ざんのリスクが常に存在しました。
電子データとして管理すれば、アクセス権限の設定や編集履歴の記録により、誰がいつどの情報を閲覧・編集したかを追跡できます。

さらに、電子データはバックアップが容易であり、災害や火災で書類が失われるリスクも回避できます。
クラウドストレージを活用すれば、遠隔地のサーバーにデータが保管されるため、万が一の際にも情報が守られます。
また、法定保存期間のある書類についても、電子データとして適切に管理することで、監査対応や情報開示の際に迅速に対応できます。
こうした情報管理の強化は、企業の信頼性向上にも直結します。

データ活用による品質向上

建設現場のペーパーレス化により蓄積された電子データは、分析・活用することで施工品質の向上や将来のプロジェクト改善に役立ちます。
紙の書類では、過去のデータを探し出して分析することは困難でしたが、電子化されたデータはキーワード検索や条件抽出が容易です。
これにより、過去の施工実績や不具合事例を素早く参照し、同様のミスを未然に防ぐことができます。

また、現場写真や検査記録を時系列で整理し、AIやBIM(Building Information Modeling)と連携させることで、より高度なデータ分析が可能になります。
例えば、施工進捗の予実管理や品質トレンドの可視化、リスク予測などが実現し、プロジェクト全体の精度向上につながります。
こうしたデータ活用は、建設DXの基盤となり、企業の競争力強化に寄与します。

建設現場におけるペーパーレス化を進める際には、現場写真や図面の管理が重要な課題となります。
KENTEM(株式会社建設システム)が提供する施工管理アプリPRODOUGUは、現場写真をクラウドでリアルタイムに共有でき、図面管理や各種記録作業をタブレット一台で効率化する機能を備えています。

建設現場のペーパーレス導入手順

建設現場のペーパーレス化を成功させるためには、計画的な導入手順を踏むことが重要です。
まず、現状の業務フローを整理し、どの書類から電子化を始めるか優先順位を決定します。
次に、自社に適したITツールやシステムを選定し、必要な機器とネットワーク環境を整備します。
さらに、運用ルールを明確化し、全社員への教育を徹底することで、スムーズな移行が可能になります。
このセクションでは、実践的な導入ステップを詳しく解説します。

対象書類の優先順位付け

建設現場のペーパーレス化を進める際には、まず電子化する書類の優先順位を明確にすることが重要です。
すべての書類を一度に電子化しようとすると、現場が混乱し、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
そのため、使用頻度が高く、電子化によるメリットが大きい書類から段階的に取り組むことが推奨されます。

例えば、図面や写真台帳は現場で頻繁に参照されるため、最初に電子化すると効果が実感しやすいでしょう。
また、作業日報や安全管理書類など、日々更新される書類も電子化の優先度が高いと言えます。
一方で、法定保存書類や契約書など、原本性が求められる書類については、電子化の方法や保存形式に注意が必要です。
自社の業務実態を分析し、最も効果が見込める領域から着手することが、ペーパーレス化成功の第一歩です。

ITツールとシステム選定

建設現場のペーパーレス化には、自社の業務に適したITツールやクラウドシステムの選定が重要です。
現場写真管理、図面管理、施工管理など、各業務に特化したアプリケーションが数多く提供されており、それぞれ機能や価格帯が異なります。
選定時には、操作の簡便性、導入コスト、既存システムとの連携性、サポート体制などを総合的に評価することが重要です。

また、現場作業員が直感的に使えるインターフェースを持つツールを選ぶことで、ITリテラシーの低い社員でもスムーズに利用できます。
クラウド型のシステムであれば、現場と事務所、さらには発注者ともリアルタイムで情報共有が可能になり、業務効率が飛躍的に向上します。
無料トライアルやデモンストレーションを活用し、実際の現場で使い勝手を確認してから導入を決定することが望ましいでしょう。

現場機器とネットワーク整備

建設現場のペーパーレス化を実現するには、タブレット端末やスマートフォンなどのハードウェアと、安定したネットワーク環境の整備が必要です。
現場は屋外作業が中心で、雨や泥、衝撃にさらされる環境であるため、防水・防塵性能の高い端末を選定することが重要です。
また、バッテリー持続時間が長く、画面が見やすいモデルを選ぶと、作業員の負担が軽減されます。

ネットワーク環境については、現場でのインターネット接続が不安定な場合、モバイルWi-Fiルーターや4G/5G回線を活用することで、クラウドへのデータ送信をスムーズに行えます。
オフライン時にもデータ入力が可能で、接続時に自動同期される機能を持つアプリを選ぶと、通信環境に左右されずに業務を進められます。
さらに、端末の紛失や破損に備え、予備機を用意しておくことで、業務の継続性を確保できます。

運用ルールと教育体制構築

建設現場のペーパーレス化を定着させるためには、明確な運用ルールの策定と、全社員への継続的な教育が欠かせません。
電子化後の業務フローを文書化し、誰がどのタイミングでデータを入力・承認するかを明確にすることで、現場の混乱を防ぎます。
また、紙と電子の併用期間を設けず、一定期日以降は完全に電子化するといった方針を示すことで、社員の意識改革を促します。

教育体制については、導入前に説明会や実地研修を複数回実施し、特に高齢の作業員や新入社員に対しては個別サポートを行うことが効果的です。
操作マニュアルを動画やイラスト付きで作成し、いつでも参照できるようにすることも有用です。
さらに、導入初期には専任のサポート担当を配置し、現場からの質問やトラブルに迅速に対応する体制を整えることで、スムーズな移行が実現します。

効果測定と継続改善

建設現場のペーパーレス化を導入した後は、定期的に効果を測定し、継続的な改善を行うことが重要です。
導入前後で、印刷枚数の削減率、業務時間の短縮、残業時間の変化などを数値で把握し、具体的な成果を可視化します。
また、現場作業員や事務担当者からのフィードバックを収集し、使いにくい点や改善要望を吸い上げることで、運用の質を高めていきます。

さらに、新しい機能やツールが登場した際には、積極的に試験導入を検討し、自社の業務に適合するかを評価します。
ペーパーレス化は一度導入して終わりではなく、技術の進化や業務環境の変化に合わせて柔軟に見直すことで、長期的な効果を維持できます。
定期的な社内勉強会や事例共有会を開催し、成功事例を横展開することも、組織全体のレベルアップにつながります。

まとめ

建設現場のペーパーレス化は、業務効率化・コスト削減・情報管理強化といった多面的なメリットをもたらし、働き方改革や国土交通省の電子化推進にも適合する重要な施策です。
現場での二度手間や印刷コストを削減し、クラウドによるリアルタイムな情報共有を実現することで、工期短縮や品質向上が期待できます。

導入にあたっては、対象書類の優先順位付け、適切なITツールの選定、現場機器とネットワークの整備、明確な運用ルールと教育体制の構築、そして継続的な効果測定と改善が成功の鍵となります。
特に、現場作業員のITリテラシーや端末の破損リスクといった課題に対しては、十分な研修と機器選定により対処することが求められます。

KENTEM(株式会社建設システム)は、建設業界向けのクラウド施工管理アプリや業務効率化ソリューションを提供し、建設現場のペーパーレス化とDX推進をサポートしています。
図面管理・写真管理・検査記録などを一元管理し、現場と事務所の情報共有をスムーズにすることで、建設業界のスマートな働き方を実現します。

建設現場の写真管理や図面管理、検査記録をタブレット一つで完結し、クラウドでリアルタイム共有できる施工管理アプリPRODOUGUは、ペーパーレス化を実現する有効なツールです。
導入をご検討の際は、ぜひ詳細をご確認ください。

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