BCP義務化をきっかけに防災と備蓄管理の課題を解決

BCP義務化をきっかけに
防災と備蓄管理の課題を解決

医療法人健真会　山本整形外科

所在地: 広島県広島市
導入プラン: BCP対策プラン
ウェブサイト: https://kensinkai.or.jp/

導入背景

課題

備蓄品の情報を紙に記入していたため、保管場所へ行かなければ確認できなかった
個人のメッセージアプリを業務で使用することに、抵抗や問題があった
BCPを確立するためのツールが必要だった

効果

備蓄品をすべてアプリ内に登録でき、いつでもスマホで確認できるようになった
個人アカウントを使用する必要がなくなり、安心して業務連絡が行えるようになった
BCPをしっかり策定できただけでなく、その運用を支えるツールも導入できた

導入に至った経緯について教えてください

当法人では、2024年5月に導入し、現在も運用しています。介護福祉業界ではBCPの策定が必須となり、その期限が2024年3月末までだったと記憶しています。当医院も訪問リハビリを行っており、介護分野に該当するため、この機会にBCPをしっかりと策定しようという方針になりました。
その中で、まず課題として挙がったのが、「備蓄品をどのように管理するか」という点でした。
また、一部の職員が個人のメッセージアプリで業務連絡を行っていましたが、個人情報の扱いやトラブル防止の観点から「業務では使いたくない」という声も上がっていました。
これら2点の課題を解決できるツールがないか販売店さんに相談したところ、「クロスゼロ」を紹介していただきました。実際に製品を確認し、これならBCP対策までカバーできると判断し、導入を決めました。

「クロスゼロ」の最初の印象はいかがでしたか？

当初は、「建設業界向けの商品」という情報を聞いていたため「医療との結びつきはどうなのだろう？」という疑問からのスタートでした。しかし、実際に説明を聞いてみると、意外にも当法人の業務に合っていると感じ、印象が大きく変わりました。
さらに詳しい説明を受ける中で、「これなら活用できそうだ」と思える機能が多くあり、非常に分かりやすいオンライン説明だったと記憶しています。
現在は、BCP担当が3名おり、そのうち1名にクロスゼロの運用を担当してもらっています。

運用にあたって苦労した点はありますか？

導入当初は、自部署の職員2名で組織や拠点の設定を進めました。通常業務と並行しながらの作業だったため、慌ただしく感じる場面もありましたが、設定自体は難しくなく、無事に組織・拠点の振り分けを完了できました。そのほかにも、各種設定や必要なデータの作り込みなど、初期構築の作業をひと通り実施しました。

組織設定や、組織責任者の設定をすることで、伝達経路を整理している様子 — 組織設定や、組織責任者の設定をすることで、伝達経路を整理

「クロスゼロ」を使用する中で、どのような変化がありましたか？

一番大きな変化は、やはり「備蓄管理」です。導入前は、商品名・個数・期限を大きく書いた紙を段ボールに貼り付けて管理していました。導入後は、すべての備蓄品をクロスゼロに登録し、システム上で一元管理しています。
特に賞味期限については、自動で残り日数が表示されるため、一目で状況を把握できます。これまでの管理方法と比べて、大幅に効率化されたと実感しています。
また、自部門ではチャット機能も統一して活用しており、業務連絡をグループ内でスムーズに行える体制が整いました。
さらに、災害などの重要な情報が迅速に通知される点も、大きな安心材料になっています。

「クロスゼロ」のアプリ画面で賞味期限や在庫を管理している様子 — 「クロスゼロ」で賞味期限や在庫を常に把握

今後の「クロスゼロ」に期待することを教えてください

備蓄品については、保管場所の確保が非常に難しいという現状があります。「クロスゼロ」のユーザーがさらに増えていけば、さまざまな病院や企業と連携し、共同倉庫を設置するなど、双方で備蓄を共有しながら必要なものを購入できる仕組みができると、とても助かります。
また、賞味期限が近い備蓄品などについては、自動的に寄付へ回せるような仕組みが整えば、慈善活動にもつながると感じています。
ぜひ今後もユーザーを増やして、こうした取り組みが実現されることを期待しています。