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工事完了報告書の書き方やポイントを徹底解説｜工事写真の重要性や管理方法・おすすめツールまで紹介

工事完了報告書は、工事が完了した際、その内容を記録し、報告するための重要な書類の一つです。
さらに、工事完了報告書に添付する工事写真は、工事の進捗や結果を示す証拠として活用できます。

工事完了報告書の作成にはいくつか注意点があり、作成時にはポイントを抑えた書類の作成が必要です。
また工事写真を添付する際は、紙の書類か、Excelなどのデータに貼り付けるかで対応方法が異なります。

今回は、工事完了報告書の作成方法や写真の重要性、おすすめの管理ツールについて詳しく解説します。
工事完了報告書の作成方法に悩む人や、業務効率化の方法を検討している人はぜひ参考にしてください。

工事完了報告書とは、工事が完了した際に工事の実施内容や施工前後の変化を報告するための書類です。
報告書を通じて、工事が予定通りに進行し、契約条件を満たしていることが証明されます。

工事完了報告書は書類の作成が義務化されていないため、会社によっては作成していない場合があります。
ただ、工事完了報告書があるだけで工事の品質を証明し、工事におけるトラブルを避ける役割を果たす場合があるため、できるだけ作成するようにしましょう。

工事完了報告書には、公式のテンプレートはありません。
手書きで書く場合やExcelを使用して作成する場合など、会社によってさまざまです。
作成する際は、テンプレートなどを利用して、作業の手間を省きましょう。

工事完了報告者や工事写真は、工事におけるトラブルを避ける重要な役割を果たします。
ここでは、工事完了報告書や工事写真の役割・重要性について3点紹介します。

• 工事の進捗状況・結果を報告するため
• 施工記録を知識として蓄積するため
• リフォームローン利用や固定資産計上時期の証明にするため

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工事の進捗状況・結果を報告するため

工事完了報告書は、工事の進捗状況や完了後の状態を詳細に報告する役割があります。

工事の進捗状況や完了報告を書類にして提出することで、工事業者と元請業者との間の共通の認識を持たせることが可能です。

報告内容と工事の施工内容が異なる場合、工事完了報告書が証拠になります。
工事後のトラブルを防ぐためにも、工事完了報告書を提出してお互いが納得した上で工事を完了させましょう。

施工記録を知識として蓄積するため

工事完了報告書は施工記録を知識として蓄積するために効果的です。

工事完了報告書を作成するために撮影した工事写真は、工事のノウハウや会社の知識として蓄積することもできます。
過去事例を工事完了報告書として貯めておけば、トラブルがあった際は過去事例を確認して解決できるかもしれません。

施工の過程や使用した材料なども記録として写真に残しておくことも重要です。将来の工事計画やトラブル時の参考として活用しましょう。

リフォームローン利用や固定資産計上時期の証明にするため

工事完了報告書や工事写真は、リフォームローンの利用証明や固定資産計上の証拠としても利用できます。

特にローンを活用する際、ローン会社から工事完了報告書の提出を求められる場合もあります。

工事完了報告書を作成は、工事以外でも活用できる場面が多いため、できるだけ作成しておくことがおすすめです。

工事完了報告書には、工事の内容や結果を詳細に記載する必要があります。
記載項目に明確なルールはありませんが、基本情報として以下の項目を含めましょう。

• 工期
• 工事現場名
• 工事費用
• 材料費
• 工事業者・担当者名
• 工事完了写真

官公庁の工事の場合は、工事完了報告書に対して指定の書式がある場合もあります。
工事の前に各自治体のwebサイトや問い合わせなどから必要書類や記載項目を確認しておきましょう。

ここからは、工事完了報告書を作成する際の注意点を紹介します。

• 工事番号を割り振る
• 工事写真を撮影しておく
• 工事に関わる領収書を保存する
• 提出期限を守って提出する
• 工事完了報告書の保存期間を守る

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工事番号を割り振る

工事完了報告書には、工事ごとに固有の工事番号を割り振っておくのがおすすめです。
なぜなら、特定の番号を割り振っておくことで管理が容易になるからです。
問い合わせが来た際も、どの工事に対しての問い合わせかをすぐに特定できるため、やりとりをスムーズに進められるでしょう。

番号を割り振った工事完了報告書は、工事の種類ごとに分類して管理しておくのがおすすめです。

工事写真を撮影しておく

工事完了報告書には、工事の進捗や状態を示す写真を添付しましょう。
写真を撮っておけば、文字で説明するよりも多くの情報を伝えられる上に、事実を示す正確な証拠となります。

工事現場で撮影すべき箇所は下記のとおり。

• 着工前
• 工事中
• 完成後
• 修繕や改修の場合、工事前と工事後の写真
• 完成後に見えなくなる箇所

工事写真は複数枚撮影しておきましょう。
保管しておけば、いざとなった際の証拠として活用できるかもしれません。

工事に関わる領収書を保存する

工事にかかった費用や支出があった際は、領収書をもらい保管しておきましょう。
領収書は、報告書に添付する際に必要となる情報です。

工事に係る費用は、道具代や材料費だけでなく、ガソリン代や有料道路の料金も含まれます。

領収書や納品書は費用が発生するたびに発行してもらうようにして、大切に保管しましょう。

提出期限を守って提出する

工事完了報告書は、提出期限を守って提出しましょう。
提出期限を守ることは、契約先との信頼関係の構築に役立ちます。

提出期限に間に合うよう、工事終了後すぐに工事完了報告書を作成するようにする、または工事中も定期的に書類を作成しておくことが大切です。

工事完了報告書の保存期間を守る

工事完了報告書の保存期間は正確には定められていません。
しかし、建設業法施行規則第28条によって帳簿及び図書の保存期間が5年間と定められています。

工事完了報告書も建設業法に基づいて5年間は保管しておきましょう。

工事完了報告書に写真を添付する場合、書類の方法はいくつかあります。

今回は、以下の2種類の方法を紹介します。

• 工事完了報告書を手書きで作成する場合
• 工事完了報告書をExcelやアプリで作成する場合

それぞれ詳しく見ていきましょう。

工事完了報告書を手書きで作成する場合

工事完了報告書を手書きで作成する場合、写真を印刷して貼り付ける必要があります。
手書きで作成する場合、データを管理するためにファイリングや保管スペースが必要になり、手間と費用が発生するデメリットもあります。

工事完了報告書に添付する写真を何度も印刷する必要があるため、作業の手間や費用を抑えたい人にはおすすめできません。

工事完了報告書をExcelやアプリで作成する場合

Excelやアプリを使用して工事完了報告書を作成する場合、写真をデータで添付することが可能です。

Excelデータであれば、クラウド上にデータを保管できるため、管理がしやすいというメリットがあります。
さらにデータ保管であれば、必要な情報を取り出しやすく、ファイリングを正しく行えていれば運用しやすい点も魅力です。

Excelデータの工事完了報告書であれば、インターネット上にテンプレートが複数用意されていることが多いため、検索してみてください。

工事完了報告書の作成や写真の管理を効率化するには、施工管理アプリ「PRODOUGU」の活用がおすすめです。

「PRODOUGU」では、工事完了報告書の作成・保管に関する下記の機能が利用できます。

• 工事完了報告書のデータ保管
• 工事完了報告書に添付する写真のクラウド保存
• 過去の工事完了報告書の簡単呼び出し

工事写真なども工事データごとに保存できるため、写真管理や書類作成の業務効率化にも繋がります。
工事完了報告書の作成が楽になるだけでなく、作成後の管理体制が整っているため、データの保管・運用をまとめて行いたい人におすすめです。

業務効率化を検討している人はぜひ検討してみてください。

今回は、工事完了報告書や工事写真の重要性や作成のポイント、作業を効率化させるためのツールを紹介しました。

工事完了報告書は工事の進捗や成果を正確に記録し、将来のデータとして保管するための重要な役割を果たします。

データ管理の手間を省くには、手書きではなくExcelやツールを利用したデータでの作成が向いています。

作成した工事完了報告書や工事写真を効率的に保管・運用するには「PRODOUGU」の利用がおすすめです。
「PRODOUGU」を活用した工事完了報告書で、工事の実績を積み上げていきましょう。

ぜひ、こちらから「PRODOUGU」の資料をダウンロードしてください。