導入事例
施工体制台帳の作成業務を効率化し、
現場とバックオフィスの分業化を実現
宇野重工株式会社
- 所在地
- 三重県松坂市
- ウェブサイト
- https://www.uno-g.co.jp/
導入背景
- Excelでの施工体制台帳の作成に時間と手間がかかっていた
- 添付書類の収集が煩雑で、協力会社とのやり取りに時間がかかっていた
- 手入力による情報登録に時間がかかっていた
- 添付書類の管理や出力がラクになり、施工体制台帳の作成が効率化できた
- 協力会社ごとに添付資料を蓄積できるので、提出依頼の手間が減った
- OCR取り込み機能の活用で、手入力の作業がなくなり、作業スピードが上がった
現場を支える新部署『バックオフィス』の取り組み
バックオフィスという部署が立ち上がり、運営を開始したのは2023年頃のことです。以前から、現場担当者の間では『建設ディレクター※』のような役割を担う支援部署が欲しいという声があり、それに応えるかたちでバックオフィスが誕生しました。そこから体制を整えながら、現場の施工支援に取り組んできました。
私自身は元々営業職、佐波は事務職の出身だったので、初めは施工体制台帳の作成方法を覚えるのがとても大変でした。添付書類の数が多く、Excelで細かい書式を扱う必要があり、作業にはかなりの時間と労力を要しました。書類を整えた後は、キングファイルを2部作成し、1部は現場保管用、もう1部は発注者提出用として対応していました。
そんな中、KENTEMさんから「施工体制クラウド」のご紹介を受け、デモを見せていただきました。実際に操作を確認し、『これなら使えそうだ』と感じ、すぐに導入を決めました。導入後は「施工体制クラウド」も使いながら施工体制台帳の作り方を覚えていき、業務を行いました。その際、現場とのやり取りや操作も困ることがなかったのでスムーズに運用ができました。
現在、バックオフィスは私（宇野）と佐波の2名体制で、現場を分担して施工体制台帳の作成を行っています。業務内容は施工体制台帳の作成にとどまらず、施工計画の作成や出来形管理など、幅広く現場支援を行っています。施工計画では、工事概要や安全資料を作成することで、現場監督が品質管理や労務管理に集中できるようサポートしています。
「施工体制クラウド」で広がる、バックオフィスの可能性
施工体制台帳の作成では、現場監督から許可証や資格証を受け取ったり、購買部から契約書の写しをもらったりして資料を集めることもありますが、私たちが協力会社に直接依頼して、1から資料を揃えて作成しています。
「施工体制クラウド」では、協力会社からいただいた書類をマスターに登録しておけば、次回以降も使い回しが可能です。これまでに約100社の協力会社を登録しており、再利用できる資料が増えたことで、作業効率が大きく向上しました。
また、発注者によって提出書類の形式が異なる場合もありますが、マスターに登録しておくことで、スムーズに対応できるようになりました。
特に便利なのが、KENTEMさんから教えていただいた建設業許可証のOCR取り込み機能です。これまで20〜30分かかっていた手入力作業が、画像から瞬時に情報を取り込めるようになり、時間短縮と入力ミスの防止に大きく貢献しています。私自身、「施工体制クラウド」の中でもこのOCR取り込み機能が最も便利だと感じています。
作成した施工体制台帳のデータは会社ごとに書き出すことができ、印刷はせずデータで現場監督に渡しています。現場では完成形をチェックし、問題がなければそのまま提出。修正が必要な場合は電話やメールで連絡をいただき、修正後の書類を再提出しています。
現在とても便利で助かっているのですが、さらに効率化するために「施工体制クラウド」の操作面で少し改善してほしい点もあります。たとえば、会社詳細画面で主任技術者などを選択した後、また会社詳細画面のトップに戻ってしまうため、そのまま選任・非選任を選べるようになると、よりスムーズだと感じています。また、添付書類を自分の決めた順番で出力できる機能があると有難いです。
8割の現場監督が施工体制台帳の作成を任せてくれるまでに
バックオフィスの仕組みが整い、現場との分業体制を進めたことで、多くの現場監督が施工体制台帳作成の負担が減ったように感じています。現在では、約8割の現場監督が台帳作成を私たちに任せてくれていて、監督は確認して提出するだけで済むようになっています。
最近では、私たちもパソコンを持って現場に行き、支援が可能であることを積極的にアピールしています。
今後は、KENTEMさんから教えていただいた、発注者ごとにフォルダ構成を作成して施工体制台帳を作成する方法や、「KSデータバンク」と「施工体制クラウド」の同期機能を活用し、より効率的な支援体制を築いていきたいと考えています。
