導入事例
急な変更にも柔軟に対応！配置計画のデジタル化がもたらす業務改善
株式会社イモトシステムズ
- 所在地
- 三重県四日市市
- ウェブサイト
- https://www.imoto-systems.com/
導入背景
- 事務所に戻らないと配置計画の確認・調整ができず非効率だった
- ホワイトボードとマグネットを使ったアナログ管理では、人員の増加や複数現場の調整がしづらく急な変更対応が困難だった
- 配置人員の履歴が管理できず、支払いミスが発生していた
- クラウドで、どこにいても配置計画の調整や確認が可能になった
- デジタル化により、配置計画表を現場や担当者ごとに切り替えて確認でき、管理・調整がラクになった
- 配置計画表のデータ保存で、照合が容易になりミス防止につながった
アナログ管理による配置計画からの脱却
弊社は、東海四県を中心に空調設備や衛生設備の施工・管理を行っております。公共工事も手がけていますが、約8割は民間工事で、主に学校や病院などの設備施工管理を担当しています。
現場の配置計画については、これまでホワイトボードを使い、マグネットに個人名を記載して貼り付けるというアナログな方法で調整を行っていましたが、従業員数の増加や複数現場の同時進行により、急な変更への対応が難しくなっていきました。
その当時は、私（代表取締役 井本氏）自身がノートでも毎日配置計画を管理していましたが、突然の変更に記録が追いつかず、外注さんとの連絡の行き違いなどで支払いのミスが発生していました。細かな管理が行き届かず、業務に支障をきたす場面もありました。
そんな時、リコージャパンさんから「DOKO-PLAN」をご紹介いただきました。初期投資が高額だと導入をためらうこともありますが、「DOKO-PLAN」は導入しやすい価格帯であったため、まずは試してみようという気持ちで導入を決めました。
配置調整と情報共有をリアルタイム化し、業務効率とミス防止を実現
「DOKO-PLAN」は直感的に操作できるため、運用面で困ることはほとんどありませんでした。クラウド管理なので、出先で急な連絡が入ってもiPadやスマートフォンを使い、私や職長がその場で配置計画表の調整・確認を行えます。その結果、ホワイトボードの書き換えや確認のために事務所に戻る必要がなくなりました。さらに、「DOKO-PLAN」は週ごとの配置表示に加え、工事単位・人単位で画面を切り替えられるので、人員の管理や調整も格段に容易になりました。また、作成した配置計画表は過去のデータも保存されるので、出勤表とETCの料金明細を照合してチェックすることができ、誤った支払いなどのミスもなくなりました。配置計画表は日報変わりになるため、給与計算や純利益・経常利益・経費・材料費の算出にも活用しています。「DOKO-PLAN」は非常に便利なツールですが、今後さらに期待することとして、たとえば、1日の中で現場や会社間を移動したことがわかる矢印の表示・非表示の設定や、現場の責任者にマークを付けられるとより使いやすくなると思います。
また、社内には活用しきれていないインタラクティブホワイトボードがあったのですが、そこに「DOKO-PLAN」の画面を投影してみるとさらに効率がアップしました。タッチパネル式で画面も大きいので、会社にいる時はこちらで配置計画表を調整しています。また、常に画面上に「DOKO-PLAN」を表示しているので、私が出先で調整した内容もリアルタイムに反映され、ホワイトボードのデジタル化が実現しています。
誰でも使える操作性で、社内全体に浸透
私は打ち合わせなどで外出することが多いため、出先でも配置計画を確認・調整できるようにiPadを活用しています。現在「DOKO-PLAN」では、基本的に現場のスケジュールを1ヶ月先まで入力していて、直近2週間分については、より細かく配置計画を組んでいます。変更がなければそのまま進行しますが、変更が発生した場合はその都度修正を行っています。従業員から「明日は現場に入れない」といった急な連絡が入ることもあるため、即座に対応できる環境が整っているのは非常に助かっています。また、新たな工事を取るための商談に向かう前には、車の中で工事の進捗や予定、現時点の配置状況を確認できるので、商談時に、いつから工事に入れるのかをすぐに回答でき、スムーズな案件の受注につながっています。
職長はスマートフォンで配置計画表を登録・確認していますが、スマートフォンの操作さえできれば、スムーズに運用できます。私が配置計画表の対応ができない時は、職長が調整を行ってくれています。誰もが持っているスマートフォンで配置計画表を確認・調整できる点は、大きなメリットだと感じます。
経理部門でもパソコンで「DOKO-PLAN」を活用しており、請求書と配置計画表を照合しながら業務を進めています。
私は「DOKO-PLAN」をほぼ毎日使用しており、リアルタイムに情報を確認・調整・共有できる点に大きなメリットを感じています。私自身がその利便性を強く実感しているうえ、使っている全従業員もそれぞれの立場でメリットを感じています。今後も会社で「DOKO-PLAN」をフル活用していきたいと思います。
