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配車管理とは？システム導入のメリットや選び方をわかりやすく解説

毎日の配車管理に多くの時間を費やしたり、担当者によって計画の質にムラが生じたりするのは、多くの企業が抱える課題です。

運送や建設の現場において、配車管理は業務の根幹をなす作業ですが、その方法が非効率なままだと、従業員の負担増加や利益の損失につながりかねません。

この記事では、配車管理が抱える属人化や非効率といった共通の課題を明らかにし、その具体的な解決策を解説します。

紙やExcelでの管理から、最新のシステムを活用した管理方法まで、それぞれのメリット・デメリットを詳しく比較検討します。

配車管理の課題や方法で悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

配車管理とは、企業の持つ車両やドライバーといった輸送リソースを最適に割り当て、配送計画全体を構築・調整する一連の業務を指します。

具体的には、以下のような多岐にわたる情報を管理・調整していきます。

• 配送案件の整理
• リソースの割り当て
• 配送計画の立案

上記のような管理は、Excelやホワイトボードによる手作業から、専用の配車管理システムを用いた自動化まで、企業によってさまざまな方法が採用されています。

配車管理は単に予定を組むだけの作業ではありません。

トラブルを未然に防ぎ、安定した輸送サービスの提供により企業の利益と信頼を守る上で不可欠な業務の一つです。

管理できる内容

配車管理では、車両やドライバー、荷物といった複数の要素を統合的に管理できます。
個別の情報を連携させ、業務全体の効率化が配車管理の役割です。

各情報が点在している状態では、非効率な計画やトラブルの原因になり得るからです。

情報を一元化して初めて、業務の効率化やコスト削減、安全性の向上といった成果が期待できます。

具体的に管理できる主な内容は、以下のとおりです。

一つひとつの情報を丁寧に管理していくことで、業務効率化につながります。

配車管理の主な課題

配車管理には、さまざまな課題が存在します。
複雑化するニーズに対応しながら、効率的な運用を目指す上で、多くの企業が直面する問題です。

配車計画は考慮すべき条件が非常に多く、担当者の経験や勘に頼りがちになるからです。

そのため、特定の担当者がいないと業務が回らない状況や、計画の良し悪しを客観的に評価できないといった問題が生じます。

具体的には、以下のような課題が挙げられます。

• 配送先や時間指定など考慮すべき条件の多さ
• 急な変更に対応するためのドライバーとの連携
• 人為的ミスを防ぐための正確性の確保
• 業務の属人化とそれに伴うリスク

課題を放置すると、業務効率の低下やコスト増加に直結しかねません。

そのため、多くの企業で解決に向けた取り組みが求められています。

配車管理表を作成する方法は、企業の規模や状況によってさまざまです。
具体的には、以下の3つの方法が広く用いられています。

それぞれの方法にメリットとデメリットが存在します。
自社に最適な選択をするため、それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

紙媒体

紙媒体での管理は、ホワイトボードや手帳に手書きで配車表を作成するシンプルな方法です。

パソコン操作が不要なため、高齢者の方でも直感的に扱える点が魅力です。

一方で、効率性や正確性の観点からは多くの課題も指摘されています。
手書きならではの良さがある反面、柔軟な対応力や情報共有の面で限界があるからです。

具体的なメリットとデメリットをまとめると、以下のとおりです。

手軽に始められる点は大きな利点ですが、現代の複雑な配送ニーズへ対応するには難しい側面も持ち合わせています。

Excel

Excelでの管理は、手書きの手間を省くために多くの企業で採用されている方法です。

インターネットで配布されているテンプレートを活用すれば、手軽に導入できる点が大きな魅力です。

しかし、配車表への入力は手作業となるため、人的ミスが起こりやすい課題は紙と変わりません。
誤操作でデータが消えてしまうといった、デジタルツール特有のリスクも考慮しなければなりません。

具体的なメリットとデメリットをまとめると、以下のとおりです。

紙からの移行手段としては有効ですが、入力ミスやデータ管理といった根本的な課題は残ります。

配車管理システム

配車管理システムは、配車計画の作成を自動化し、業務全体を効率化するツールです。

担当者の経験やスキルに依存せず、誰でも最適な計画を立てられる点が最大の特長です。
システムが荷物や車両、交通情報といったさまざまなデータを基に、最適なルートを自動で算出してくれるからです。

そのため、紙やExcelで課題となっていた人為的ミスの防止や、業務の属人化解消に繋がります。

具体的なメリットとデメリットをまとめると、以下のとおりです。

コストは発生しますが、それに見合うだけの業務効率化や精度向上が期待できる方法です。

特に、慢性的な人手不足や配送の複雑化といった課題を抱える企業にとって、有効な解決策となるでしょう。

配車管理システムを導入すれば、単に業務が楽になるだけではなく、経営上の課題解決にも繋がる点が大きな利点です。

具体的には、主に以下の3つのメリットが挙げられます。

それぞれのメリットがもたらす効果を確認していきましょう。

リアルタイムで情報を共有できる

配車管理システムの導入によるメリットの一つは、リアルタイムで共有できる点です。

ドライバーの現在位置や作業の進捗状況を、事務所にいながら即座に把握できます。

システムを導入すれば、急な配送依頼や交通渋滞といった予期せぬ事態にも、迅速かつ柔軟な対応が可能になります。

紙やExcelでは困難だった、状況に応じた最適な指示を即座に出せるため、業務効率化につながります。

例えば、システムを導入すれば、以下のような連携が可能になります。

• 最も近くにいるドライバーへの追加依頼
• 渋滞情報を基にしたルート変更の指示
• 遅延発生時の顧客への迅速な連絡

関係者全員が常に最新の状況を共有できる環境は、トラブルを未然に防ぎ、効率化にもつながります。

必要な情報を一元管理できる

情報を一元管理できる点も、配車管理システムを導入するメリットです。
情報が分散していると、確認作業に時間がかかったり、データの不整合が起きたりする原因になるからです。

配車管理システムを導入すれば、車両やドライバー、荷物、顧客などの配車に必要なあらゆる情報を一つの場所でまとめて扱えます。

例えば、以下のような情報が一つの画面で確認できるようになります。

• 各車両の現在の稼働状況
• ドライバーごとの勤務スケジュール
• 過去の配送履歴や実績データ
• 顧客ごとの配送条件や注意点

必要な情報へすぐにアクセスできる環境は、無駄な作業を削減し、より質の高い配車計画につながります。

慢性的な人材不足を解消できる

人材不足の解消に繋がる点も、配車管理システムがもたらすメリットの一つです。
なぜなら、システムが最適な配送ルートやスケジュールを自動で提案してくれるため、担当者の経験や勘に頼る必要がなくなるからです。

配車業務の属人化を防ぎ、新人担当者でも質の高い計画を立てられるようになりベテランでなければ難しかった業務の標準化が進みます。

具体的には、以下のような効果が期待できます。

• 配車担当者の採用や育成コストの削減
• 新人でも即戦力として活躍できる環境
• 担当者の急な欠勤や退職時のリスク軽減

業務の負担が減り、誰でも効率的に作業できる環境は、従業員の定着率向上、人手不足の課題解決にもつながります。

配車管理システムを導入する際は、自社に合った製品を慎重に選ぶ必要があります。

価格だけで選んでしまうと、現場で活用されず期待した効果が得られない可能性があるからです。

システム選びで失敗しないためには、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

それぞれのポイントを一つずつ確認し、自社にとって最適なシステムは何かを考えていきましょう。

費用対効果を確認する

配車管理システムを選ぶ際には、費用対効果を確認しましょう。
高価なシステムを導入しても、その機能を十分に活用できなければ過剰な投資になってしまうからです。

支払うコストに対して、どれだけの業務改善やコスト削減が見込めるのかを事前に算出する必要があります。

導入を検討する際は、以下の点を比較すると良いでしょう。

• 削減が見込める人件費や燃料費
• 短縮できる配車計画の作成時間
• システムの月額利用料や初期費用

目先の価格だけにとらわれず、長期的な視点で導入を検討しましょう。

操作性が良いシステムを選ぶ

システムの操作性が良いかどうかは、導入後の定着を左右する要素です。

誰でも直感的に使える、分かりやすいデザインのシステムを選びましょう。
なぜなら、どんなに高機能なシステムでも、操作が複雑で使いにくいと現場の従業員に使われなくなってしまうからです。

「導入したけれど、誰も使っていない」などの事態を避けるためにも、使いやすさは欠かせません。
システムを選ぶ際は、以下の点を確認しましょう。

• 無料トライアルで実際の画面を試す
• ITが苦手な従業員でも使えそうか
• マニュアルを見なくても基本操作ができるか

導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためにも、契約前にデモや試用期間を活用し、複数の担当者で使い勝手を確認しておきましょう。

自社の業務に合う配車管理システムか見極める

自社の業務内容に合っているかどうかも、システム選びで見極めたいポイントです。
汎用的なシステムでは、特殊な配送条件や複雑な制約に対応しきれない場合があるからです。

業界特有の要件や、自社ならではの配送ルールに対応できるシステムを選びましょう。

システムを検討する際は、以下の点を確認すると良いでしょう。

• 自社の業種・業界に特化した機能があるか
• 既存の業務フローを再現できるか
• 将来的な事業拡大にも対応可能か

まずは自社の配車業務における課題や必要な機能を洗い出し、要件を満たす製品はどれか、比較検討を進めていきましょう。

配車管理の効率化と属人化の解消を目指すなら、KENTEMが提供する「DOKO-PLAN（ドコプラン）」が、おすすめです。

DOKO-PLANは、アナログ管理の直感性と、デジタル管理の効率性を両立させたコミュニケーションツールです。
誰でも簡単に使える操作性と、どこからでもアクセスできる共有機能によって、担当者のスキルに依存しない配車計画の運用をサポートします。

DOKO-PLANには、日々の業務を支える以下のような機能が備わっています。

• ドラッグ＆ドロップによる直感的な配置計画
• スマホやタブレットからのリアルタイム編集・閲覧
• 重複した予定を防ぐための警告表示
• 車両や作業員の実績を自動で集計する機能

ホワイトボードのような感覚で使いながら、配車業務の負担を軽減し、正確な情報管理を実現できます。

なお、利用には別途kintone（キントーン）の契約が必要となるため、その点も踏まえて検討を進めると良いでしょう。

本記事では、配車管理の基本的な内容から、紙やExcelが抱える課題、そしてシステム導入によるメリットまでを詳しく解説しました。

まずは自社の管理方法が、非効率な作業やミスの原因になっていないか確認することから始めてみましょう。

もし課題を感じているなら、システム導入は有効な解決策です。

直感的な操作で誰でも使える「DOKO-PLAN」のようなツールも検討しつつ、現場の負担を減らせる最適な方法を見つけてみてください。

配車管理の効率化と属人化の解消を目指し配車管理システムの導入を検討している方、DOKO-PLANに興味のある方は、まずは製品情報ページをご覧ください。

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