安否確認の訓練の重要性や具体的な取り組み方や注意点、おすすめの安否確認ツールを詳しく解説！
2024/02/21
安否確認訓練とは、災害発生時に企業が取るべき従業員の安否確認や事業の継続可能性の把握などの防災措置の一つです。
安否確認訓練を普段から実施することで、実際に災害が発生した際の対応スピードが変わります。
では、具体的にはどのような訓練を実施すべきなのでしょうか。
今回は企業が行うべき安否確認訓練の重要性や具体的な訓練を実施する流れ、注意点を解説します。
災害発生時の対策を充実させたい会社の人や、BCPの内容を踏まえた安否確認訓練の実施を検討している人はぜひ参考にしてください。
企業における安否確認訓練の重要性
安否確認訓練は、避難訓練とは別に実施すべき訓練です。
なぜなら、避難訓練は社内で災害が発生した際の避難に関する訓練である一方、安否確認訓練は、就業中はもちろん、従業員が自宅に帰った後に発生した際も踏まえた状況確認が求められる訓練だからです。
安否確認訓練の重要性や役割は大きく分けて以下の2つに分かれます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
BCPの内容を更新して実際の災害に備えるため
BCPとは事業継続計画を意味し、災害などで会社に甚大な被害を受けたとしても、企業が事業を継続するために状況確認、復旧までの流れを素早く実施するための計画のことです。
BCPの中で、安否確認は初動対応として記載していることがほとんどです。
ただBCPに記載されていたとしても、実際に訓練をしなければ記載内容が最善の行動かどうか分かりません。
BCP設定時に決めた安否確認の行動が実際の災害を想定した訓練でどのように機能するかを把握することで、必要な指示や対応を見極められるでしょう。
会社としての信頼を確保するため
安否確認訓練を実施することで、会社としての信頼を確保できます。
実際に災害が発生した際、安否確認訓練ができている会社であれば、自社の状況を早急に把握してその後すぐに取引先や顧客に向けた対応に移ることができます。
一方で安否確認に時間がかかって自社の立て直しが遅くなった会社は、取引先との連携が取れずに事業の再開が困難になるかもしれません。
事前に災害発生時の連絡確認方法や連絡手段など細かい流れを決めておくことで、事業の継続に向けた取り組みを早急に進め、会社としての信頼を確保・維持できるでしょう。
企業の安否確認訓練で守るべき順番を解説
企業の安否確認訓練を行う際は、下記の手順で確認作業を行いましょう。
- 自分の安全を確保する
- 自身の周囲の人の状況を確認する
- 周囲の建物・被害状況を確認する
- 責任者へ報告する
災害発生時に大切なのは、安否確認の順番を誤らないことです。
まずは自分の身の安全を確保したうえで、周囲の状況を把握しましょう。
周囲の状況を把握する場合、下記のポイントを押さえておくのが重要です。
- 電気やガス、水道、通信状況など
- 非常用電源の稼働状況（停電時）
- エレベーターの稼働状況（閉じ込め被害の有無など）
- 交通機関の運行状況など
避難を想定したうえで、ライフラインや通信状況、被災生活をする場合には何日くらいの備蓄があるかなども報告できれば、具体的な対策を取りやすくなります。
安否確認訓練の流れを3ステップで解説
安否確認は、災害が発生したときに初めて実施するのではなく、何度も訓練を繰り返しておくことが重要です。
ここでは、会社で安否確認訓練を実施する際の流れを3ステップで解説します。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
事前に訓練内容を共有しておく
安否確認訓練を実施する場合、事前に訓練内容を社内一斉メールなどで共有しておくことが重要です。
事前に共有しておくべき内容は以下のとおりです。
- 災害の種類
- 災害の規模
- 災害発生の時間
- 訓練の対象者
情報を事前に共有しておくことで、従業員も当日にどう動けばいいかイメージできますし、当日の動きを監視する管理者も準備を進めやすいでしょう。
実際の動きの流れや対応にかかる時間を計測する
安否確認訓練を実施する際は、訓練実施者と管理者に分けて状況を記録することが大切です。
管理者は、実際の訓練の動きを監視し、対応にかかった時間を計測します。 安否確認訓練の場合、システムを使った安否確認作業も実施するため、全回答を得られるまでの時間や、システムを開いて回答までにかかった時間などをそれぞれ計測しておきましょう。
特にシステムを使った回答作業の場合、機器を扱う従業員の性別や年齢によって操作時間が異なる場合もあります。
振り返りのためにも、細かい違いまで確認できるよう、気を配っておきましょう。
安否確認訓練のあとは振り返り・更新を実施する
安否確認訓練を実施したあとは、訓練内容を振り返ることが大切です。
実際に訓練に参加した従業員にアンケートを取り、どの作業に時間がかかったのか、どういった対策をすればより早急な対応が取れるかなど意見を集めましょう。
たとえば、安否確認ツールの操作が難しくて時間がかかった、という意見が出たのであれば、安否確認ツールのUIやシステム自体の変更を検討する必要があるかもしれません。
災害時の安否確認を迅速に行うには、訓練を繰り返すことで従業員の安否確認に対する対応速度を早めることが重要です。
PDCAを回しながら訓練内容を徐々に改善していきましょう。
安否確認訓練を行う際の注意点
安否確認訓練は、実際の災害を想定して真剣に取り組むことが大切です。
真剣に取り組むためにも、下記の3点に注意して事前に十分な準備をしておくと良いでしょう。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
BCPに沿った訓練を実施する
安否確認訓練は、BCPに沿って進めましょう。
なぜならBCPには災害発生直後の安否確認をはじめ、災害状況の把握や確認の先にある、事業継続のために取り組むべき項目を一連の流れとして記載しているからです。
安否確認訓練の時点でBCPの内容に合わない行動をとれば、その後の取り組み内容に支障が出るリスクがあります。
実際にBCPに沿った訓練を実施したうえで、改善の余地がある場合は、BCP全体の流れを踏まえて改善を進めましょう。
災害の種類や発生時間ごとにシナリオを作成する
安否確認訓練を実施する場合、さまざまな時刻を想定して実施するのがおすすめです。
災害は従業員が社内で就業している時間に必ず発生するわけではありません。
通勤中や自宅で過ごしている際にも災害の発生リスクはあるため、状況に応じた安否確認訓練のシナリオを考えておくことが大切です。
安否確認訓練を実施する時間帯をズラすのも効果的です。 起こりうるすべての状況に応じたシナリオを作って、社内で共有しておくと良いでしょう。
シナリオの作成のポイントをより詳しく知りたい人は、こちらの記事を参考にしてください。
安否確認システムが実際に稼働するかチェックする
安否確認訓練で特に重要なのが、安否確認システムの稼働の有無です。
災害発生時に備えて導入したシステムが、いざという時に稼働しない、もしくは使い方がわからないという状況になれば、意味がありません。
訓練の前には稼働状況を確認しておき、従業員にも使い方を共有しておきましょう。
安否確認システムには自動で一斉送信する機能や個別で連絡を送付する機能、アンケート機能などさまざまな安否確認機能が付帯しています。
訓練ではどの機能を利用するのか、利用予定の機能について従業員に共有できているかなどを踏まえて、事前の準備を進めてみてください。
まとめ
今回は安否確認訓練の目的や具体的な実施方法、注意点などを紹介しました。
安否確認はBCPの初動対応の一つで、従業員だけでなく会社の被害状況や顧客や取引先の状況などを確認するための手段として有効です。
災害発生時に初めて安否確認を実施するのではなく、事前に従業員全員に対応すべき項目を教育した上で、素早い対応ができるように訓練を実施しておく必要があります。
安否確認訓練を行う際は、安否確認ツールを導入して実際に従業員に使い方に慣れてもらう事が大切です。
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