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会社からの安否確認がうざい！｜理由と企業ができる対策

災害時の安否確認は企業として取り組むべき大切なことですが、従業員側からは「うざい」と感じられることが少なくありません。
この背景には、従来の安否確認方法に存在する様々な問題があります。
まず、最も多く挙げられる理由から詳しく見ていきましょう。

頻繁すぎる連絡・重複した安否確認

災害時に最も多い苦情は、同じ内容の安否確認が複数回送られてくることです。
多くの企業では、安否確認システムが整備されておらず、各部署や担当者が個別に連絡を行うため、従業員は同じ質問に何度も回答する必要があります。
特に大規模な組織では、本社・支社・部署単位で重複した連絡が行われるケースが頻発しています。

また、返信がないことを理由に、短時間で複数回の連絡を行う企業も多く見られます。
電話、メール、SMS、LINE、ビジネスチャットなど、複数の連絡手段を同時に使用することで、複数の連絡手段を同時に使用することで、従業員の負担は指数関数的に増加してしまいます。
災害直後で混乱している状況において、このような頻繁な連絡は精神的なストレスを大幅に増大させる要因となっています。

不適切なタイミングでの連絡

深夜・早朝の時間帯や、避難中・救助活動中などの不適切なタイミングでの安否確認連絡も、従業員の不満を招く大きな要因です。
災害発生直後は、従業員が家族の安全確認や避難準備に追われている最中であり、会社からの連絡に即座に対応できる状況ではありません。

特に夜間に発生した災害の場合、翌朝まで待たずに連絡を行う企業が多く、従業員の休息時間を奪ってしまうケースが多く見られます。
また、交通機関の運行停止や道路の通行止めなど、移動が困難な状況下での出社確認や業務再開に関する連絡は、従業員にとって現実的ではなく、企業への不信感を生む原因となっています。

一方的・画一的な対応

従来の安否確認では、企業側からの一方的な情報収集が中心となり、従業員の個別事情や状況への配慮が不足しているケースが多く見られます。
画一的なテンプレート文章による連絡では、従業員の置かれた状況の多様性を考慮できません。

例えば、家族に被害が出ている従業員に対しても、他の従業員と同様の業務再開に関する連絡を送信したり、被災地域にいる従業員と安全な地域にいる従業員を区別せずに同じ内容の確認を行ったりすることで、従業員は「会社は自分たちの状況を理解していない」と感じてしまいます。
また、回答を強制するような文面や、返信期限を厳格に設定することも、従業員にプレッシャーを与える要因となっています。

プライバシーや個人情報への配慮不足

安否確認において、必要以上に詳細な個人情報や家族の情報を求められることに対して、多くの従業員が不快感を抱いています。
家族構成、居住地の詳細、経済状況、健康状態など、業務上必要のない情報まで収集しようとする企業が存在し、これらの情報がどのように管理・使用されるかが不透明であることも問題となっています。

また、安否確認の結果が適切に管理されず、関係のない部署や担当者に共有されたり、災害対応以外の目的で使用されたりするケースも報告されています。
個人の電話番号やメールアドレスを、業務用以外の連絡手段として登録することを求められることに対しても、プライバシーの侵害として捉える従業員が増加しています。

従業員からの不満や苦情が多い安否確認ですが、企業側には安否確認を実施せざるを得ない正当な理由が存在します。
これらの理由を理解することで、企業と従業員双方にとってより良い安否確認システムの構築が可能になります。

法的責任・安全配慮義務

企業には労働契約法第5条に基づく安全配慮義務があり、従業員の生命・身体の安全を確保する法的責任があります。
この義務は、災害時においても継続して存在し、従業員の安否確認と必要な支援の提供が求められています。

災害発生時に適切な安否確認を怠った場合、企業は民事責任や行政責任を問われる可能性があります。
特に、従業員に被害が生じた際に、企業が安否確認や必要な支援を行っていなかったことが判明すれば、損害賠償責任を負うリスクが高まります。
また、労働基準監督署からの指導や改善命令を受ける可能性もあり、企業経営に重大な影響を与える恐れがあります。

事業継続計画（BCP）の一環

安否確認は、災害時における事業継続計画（BCP対策）の重要な要素として位置づけられています。
従業員の安全確認ができなければ、事業再開の判断や復旧計画の立案が困難になり、企業の事業継続に深刻な影響を与えます。

迅速な安否確認により、出社可能な従業員数の把握、代替要員の配置、業務の優先順位付け、取引先への対応方針決定などを効率的に行うことができます。
また、従業員の安否情報は、株主や取引先、顧客に対する説明責任を果たすためにも必要不可欠な情報です。
適切な情報開示により、ステークホルダーからの信頼維持と早期の事業正常化を実現することができます。

二次被害の防止

災害時の安否確認は、従業員やその家族の二次被害防止に重要な役割を果たします。
初期の被害が軽微であっても、その後の余震、火災、津波などの二次災害により状況が悪化する可能性があり、継続的な安全確認が必要です。

また、災害により精神的なショックを受けた従業員に対する心理的支援の提供や、医療機関への受診が必要な従業員の早期発見にも安否確認が活用されます。
避難所生活を余儀なくされた従業員への物資の支援や、仮設住宅の紹介、生活再建のサポートなども、安否確認により得られた情報に基づいて実施されます。

組織としての社会的責任

企業は社会の一員として、災害時における従業員とその家族の安全確保に対する社会的責任を負っています。
適切な安否確認システムの運用は、企業の社会的信頼性を示す重要な指標となり、優秀な人材の確保や顧客からの信頼獲得にも寄与します。

災害時の対応が適切に行われた企業は、従業員の忠誠心の向上や、離職率の低下、企業イメージの向上などの効果を得ることができます。
一方で、不適切な対応を行った企業は、SNSやメディアを通じて批判的な情報が拡散されるリスクがあり、企業の信頼が損なわれたり採用活動への悪影響が生じる可能性があります。

企業の必要性と従業員の負担軽減を両立するためには、従来の安否確認方法を抜本的に見直し、システム化による効率化と人間的な配慮を組み合わせたアプローチが必要です。
以下では、具体的な改善策について詳しく解説します。

安否確認システムの導入

専用の安否確認システムの導入により、重複連絡の防止、自動化による効率化、一元的な情報管理が可能になります。
現代の安否確認システムは、地震や気象警報の自動検知機能を搭載しており、災害発生と同時に全従業員に対して一斉配信を行うことができます。

システムの主な機能には、GPS機能を活用した位置情報の自動取得、多言語対応、音声ガイダンス機能、家族の安否確認機能、避難場所の案内機能などがあります。
また、回答状況の自動集計により、未回答者の把握と個別フォローが効率的に行えます。
通信障害時に備えて、メール、SMS、電話音声、専用アプリなど複数の連絡手段を自動的に切り替える機能も重要です。

従業員にとって負担の少ないシステム設計として、簡潔な質問項目、ワンクリック回答機能、プライバシー設定の柔軟性、オフライン時の自動再送機能などが求められます。
システム導入により、従業員は一度の回答で全ての安否確認に対応でき、企業側も正確で迅速な情報収集が可能になります。

運用ルールの明確化と周知

安否確認の実施基準、回答期限、情報の取り扱い方法などの運用ルールを明確に定め、従業員に事前周知することが重要です。
災害の規模や種類に応じた実施基準を設けることで、不必要な安否確認を避けることができます。

運用ルールに含めるべき項目として、安否確認の発動基準（震度5弱以上の地震、特別警報の発表時など）、回答期限の設定（基本24時間、緊急時は6時間など）、情報収集項目の限定（本人の安全状況、出社の可能性、緊急連絡先のみ）、情報の使用目的と保管期間の明示、プライバシー保護の方針などがあります。

また、従業員が回答困難な状況（避難中、医療機関での治療中、通信手段の確保困難など）における対応方法も事前に定めておくことが必要です。
代理回答の可能性、回答期限の延長措置、個別フォローの実施方法などを明確にすることで、従業員の不安を軽減できます。

プライバシー保護対策の強化

個人情報の収集範囲を必要最小限に限定し、情報の管理・使用方法について透明性を確保することが従業員の信頼獲得に不可欠です。
安否確認で収集する情報は、災害対応に直接必要な項目のみに絞り、従業員の同意なしに追加的な情報収集は行わないことが原則です。

具体的な対策として、収集情報の暗号化保存、アクセス権限の厳格管理、情報の自動削除機能、第三者への情報提供の禁止、従業員による情報確認・修正機能の提供などが挙げられます。
また、家族の情報については、本人の明示的な同意を得た場合のみ収集し、その使用目的と範囲を明確に説明することが重要です。

個人の連絡先情報についても、業務用とプライベート用の区別を明確にし、従業員が選択できる仕組みを構築することで、プライバシーへの配慮を示すことができます。
定期的なセキュリティ監査と情報管理状況の従業員への報告により、透明性と信頼性を維持することが可能です。

定期的な訓練と見直し

安否確認システムの効果的な運用には、定期的な机上訓練と実際の災害を想定した実働訓練の実施が欠かせません。
訓練により、システムの操作方法の習熟、運用上の問題点の発見、改善点の把握が可能になります。

訓練の実施頻度は年2回以上が推奨され、季節や時間帯を変えて実施することで、様々な状況での対応能力を向上させることができます。
訓練後は必ずアンケート調査を実施し、従業員からの意見や改善提案を収集し、システムや運用方法の継続的な改善に活用します。

また、実際の災害時には必ず事後検証を行い、システムの性能評価、運用上の課題抽出、従業員の満足度調査を実施します。
これらの結果を基に、システムの機能の改善、運用ルールの見直し、従業員への追加説明を行うことで、より効果的で従業員に受け入れられる安否確認システムを構築できます。

効果的な安否確認システムの導入をお考えの企業様に向けて、総合防災アプリ「クロスゼロ」では、従業員負担を軽減する機能と企業の安全配慮義務を両立するソリューションを提供しています。

安否確認システムの導入を検討する際は、従業員の負担軽減と企業の要件を満たす適切なシステムを選択することが重要です。
システム選定時の重要なポイントと導入時の注意点について詳しく解説します。

システム選定時のポイント

安否確認システムを選定する際は、使いやすさ、多様な連絡手段への対応、自動化機能の充実度を重視することが重要です。
従業員にとって使いやすいシステムであることが、高い回答率と満足度の実現につながります。

操作面では、スマートフォンでの操作が直感的であること、ワンタッチでの回答が可能であること、分かりやすいユーザーインターフェースを備えていることが求められます。
また、災害時の通信環境を考慮し、メール、SMS、電話、専用アプリなど複数の連絡手段に対応し、自動的に最適な手段を選択できる機能があることも重要です。

自動化機能としては、気象庁の緊急地震速報や特別警報などの情報と連携した自動配信、回答状況の自動集計とレポート作成、未回答者への自動再送、管理者への通知機能などが挙げられます。
さらに、BCP資料の共有機能や避難場所案内の機能、ハザードマップとの連携機能なども、総合的な災害対策として有効です。

導入時の注意点

システム導入時は、段階的な導入計画の策定、従業員への十分な説明と研修、既存システムとの連携確認が成功の鍵となります。
一度に全社導入を行うのではなく、パイロット部署での試験導入を経て全社展開を行うことで、問題点の早期発見と対応が可能になります。

導入前の準備として、現在の安否確認の手順の見直し、従業員への導入説明会の実施、操作マニュアルの作成、FAQ集の整備、サポート体制の構築などが必要です。
また、個人情報の取り扱いについて、プライバシーポリシーの更新と従業員への説明を十分に行うことが重要です。

技術的な観点では、既存の人事システムや社内システムとの連携の可能性、セキュリティ対策の妥当性、サーバーの冗長化対応、災害時の可用性確保などを事前に確認する必要があります。
ベンダーのサポート体制、災害時の対応体制、システムの保守・運用体制についても詳細に確認し、契約に盛り込むことが重要です。

従業員への説明と理解促進

システム導入の成功には、従業員の理解と協力が不可欠であり、導入の目的、メリット、使用方法について十分な説明を行うことが重要です。
単なるシステムの導入ではなく、従業員の安全確保と企業の責任を両立するための取り組みであることを明確に説明することが必要です。

説明内容には、災害時における企業の安全配慮義務と法的責任、従来の安否確認方法の問題点と改善点、新システムによる従業員の負担軽減の効果、個人情報保護の具体的措置、システムの操作方法と注意点などを含める必要があります。
また、従業員からの質問や懸念事項に対して、誠実かつ具体的に回答することが信頼関係の構築につながります。

継続的な理解促進のため、定期的な操作説明会の実施、システム利用状況の従業員への報告、改善点の実施状況の共有、従業員アンケートの実施と結果公表などを行うことで、システムに対する従業員の満足度と協力度を維持・向上させることができます。

災害時の会社からの安否確認が「うざい」と感じられる主な理由は、頻繁な重複連絡、不適切なタイミング、一方的な対応、プライバシー配慮の不足にあります。
一方で、企業には法的責任と社会的責任に基づく安否確認の実施義務があり、事業継続と従業員保護の観点からも重要な取り組みです。

この課題を解決するためには、専用の安否確認システムの導入、明確な運用ルールの策定、プライバシー保護対策の強化、定期的な訓練と見直しが効果的です。
適切なシステム選定と従業員への十分な説明により、企業の責任を果たしながら、従業員の負担を軽減することが可能になります。

KENTEM（株式会社建設システム）が提供する総合防災アプリ「クロスゼロ」は、従業員の負担を軽減しながら企業の安否確認業務を効率化する多彩な機能を搭載しており、災害時の迅速な対応と日常的なBCP対策の強化を実現します。
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