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【防災担当必見】防災マニュアルはどう作る？ひな形や作成のコツを紹介

防災マニュアルとは、災害発生時に従業員の安全を確保し、初動対応を迅速に行うための行動指針をまとめた文書です。
地震や風水害、感染症など、さまざまな災害シナリオを想定し、「誰が」「何を」「どの順番で」行うかを具体的に定めます。
ここでは、防災マニュアルの定義と目的、BCPとの違い、そして総務・管理部門が担う役割について解説します。

防災マニュアルの定義と目的

防災マニュアルは、発災直後から数時間以内の初動対応を規定するものです。
主要な目的は「人命の安全確保」であり、避難経路の案内、安否確認の手順、緊急連絡体制の構築などが主な内容となります。
災害発生時には混乱が生じやすいため、事前に明確な行動指針を定めておくことで、従業員一人ひとりが落ち着いて行動できるようになります。
また、防災マニュアルは定期的に見直し、訓練を通じて実効性を高めることが重要です。

具体的には、以下のような項目を盛り込みます。

• 避難経路と避難場所の案内
• 安否確認の方法と報告フロー
• 緊急連絡網の整備
• 初期消火や応急救護の手順
• 備蓄品の保管場所と使用方法

これらの項目を明文化し、全従業員が理解・実践できる形で整備することが防災マニュアルの基本です。

BCPとの違い

防災マニュアルとBCP（事業継続計画）は、どちらも災害対応に関連する文書ですが、目的と時間軸が異なります。
防災マニュアルは「発災直後の人命安全確保」を目的とし、数時間以内の初動対応に焦点を当てます。
一方、BCPは「事業の継続と早期復旧」を目的とし、発災後から復旧完了までの中長期的な計画を定めます。
具体的には、代替拠点の確保、重要業務の優先順位付け、取引先との連携体制などが含まれます。

防災マニュアルは総務・管理部門が主導して作成することが多く、BCPは経営層や各部門長が中心となって策定します。
両者は相互補完的な関係にあり、防災マニュアルで初動対応を確実に行うことが、BCPの実効性を高める土台となります。

総務・管理部門が担う役割

総務・管理部門は、防災マニュアルの作成と運用において中核的な役割を担います。
従業員の名簿や連絡先、勤務状況など、全社員のデータを一元管理しているため、安否確認や緊急連絡網の整備をスムーズに進めることができます。
また、労働安全衛生法に基づき、従業員の安全を確保する責任を負う部門として、防災マニュアルの整備は法的にも重要な業務です。

総務・管理部門は経営層と現場の橋渡し役として、防災マニュアルの実効性を担保する立場にあります。
経営層の方針を現場に落とし込み、従業員一人ひとりが実践できる形にすることが求められます。
さらに、定期的な訓練や見直しを通じて、マニュアルを"生きたツール"として機能させることも重要な役割です。

防災マニュアルを作成する際、「何から手をつければよいのか」と悩む担当者は少なくありません。
しかし、まずは小さな一歩から始めることが大切です。
ここでは、防災担当者の選定、経営層の意思決定の獲得、最低限のルール策定という3つのステップを解説します。
これらのステップを踏むことで、防災マニュアルの作成に向けた土台を整えることができます。

防災担当者の選定と体制整備

防災マニュアル作成の第一歩は、防災担当者を明確に選定することです。
担当者は専任である必要はなく、兼務でも構いません。
重要なのは、責任者を明確化し、防災対策の推進役として社内に認知されることです。
防災担当者は、従業員名簿や拠点情報、緊急連絡先など、基礎データを整理することから始めます。
これらの情報は、安否確認や緊急連絡網の構築に重要です。

また、防災担当者だけでなく、各部署から防災リーダーを選出し、連携体制を構築することも有効です。
部署ごとにリーダーを配置することで、情報の伝達がスムーズになり、全社的な防災意識の向上にもつながります。

経営層の意思決定獲得

防災マニュアルの作成には、経営層の理解と支援が重要です。
「従業員の命を守ることが事業継続の第一歩である」というメッセージを経営層に伝え、防災対策の優先度を高めることが重要です。
経営層からのトップ宣言があることで、社内全体の防災意識が向上し、予算や人員の確保もスムーズになります。

経営層への説明では、具体的なリスクシナリオや過去の災害事例を示し、自社が被災した場合の影響を数値化することが効果的です。
たとえば、主要拠点が被災した場合の売上損失や、従業員の安全確保にかかるコストなどを試算することで、防災対策の必要性を具体的に伝えることができます。

最低限のルールを策定する

防災マニュアルは、最初から完璧なものを目指す必要はありません。
まずは「最低限のルール」を策定し、運用しながら改善していくことが現実的です。
最低限のルールとして、以下の3つを整備することをおすすめします。

「紙1枚レベル」の簡易版マニュアルでも、何もないよりも有効です。
シンプルな内容から始め、訓練やフィードバックを通じて段階的に充実させていくことが、実効性の高い防災マニュアルを作るコツです。

防災マニュアルは、想定する災害シナリオに応じて具体的な対策を盛り込む必要があります。
地震、風水害、感染症など、災害の種類によって求められる対応は大きく異なります。
ここでは、それぞれのシナリオで重視すべきポイントを解説します。
自社の立地や事業特性に応じて、優先度の高いシナリオから対策を整備していくことが重要です。

地震対策のポイント

地震は予測が難しく、発生時には即座に対応する必要があります。
防災マニュアルには、発災直後の安全確保から避難、安否確認までの一連の流れを明記します。
特に重要なのは、家具や機器の転倒防止対策、避難経路の確保、そして定期的な避難訓練の実施です。
オフィス内の什器を固定し、避難経路に障害物を置かないことは、日常的な安全管理の基本となります。

また、地震発生後は帰宅困難者が発生する可能性があります。
従業員が安全に帰宅できるまでの間、事業所内で待機できるよう、3日分の保存水、食料、毛布、携帯トイレなどの備蓄品を準備しておくことが推奨されます。
備蓄品の管理は総務・管理部門の重要な役割であり、消費期限や賞味期限の確認も定期的に行う必要があります。

風水害対策のポイント

風水害は、気象情報をもとに事前に予測できる災害です。
そのため、防災マニュアルには「いつ、どのタイミングで、どう行動するか」を明確に定めることが重要です。
気象庁の警報や自治体の避難情報を基準とした出社・退社判断ルールを設定し、従業員の安全を優先に行動できる体制を整えます。

特に、河川の氾濫や高潮による浸水リスクがある地域では、重要書類や機器を高所に移動させる手順や、止水板の設置方法を事前に定めておくことが有効です。
また、交通機関の計画運休に備えて、リモートワークへの切り替え手順を整備しておくことも重要です。

感染症対策のポイント

感染症は、発生から長期間にわたって影響を及ぼす災害です。
防災マニュアルには、従業員の健康管理、感染拡大防止策、そして事業継続のための体制整備を盛り込みます。
体調不良の従業員に対する出社停止基準や、濃厚接触者の就業制限ルールを明確化し、感染拡大を防ぐことが重要です。

事業所内の消毒手順や、全社リモートワークへの移行フローを事前に整備しておくことで、感染症発生時にも事業を継続できる体制を構築できます。
また、従業員への休業補償や健康相談窓口の設置など、従業員の安心を確保する施策も重要です。

総合防災アプリ「クロスゼロ」は、災害シナリオに応じた安否確認や緊急連絡、備蓄品管理などの機能を備えており、防災マニュアルの運用を効率化します。
災害時の初動対応をデジタルでサポートすることで、従業員の安全確保をより確実なものにします。

防災マニュアルは、計画的に作成し、定期的に見直すことで実効性を高めることができます。
ここでは、リスクの洗い出しから文書化、訓練、見直しまで、5つのステップに分けて解説します。
各ステップを順番に進めることで、自社に適した防災マニュアルを効率的に整備できます。

ステップ1：リスク洗い出しと優先順位付け

最初のステップは、自社が直面する可能性のあるリスクを洗い出し、優先順位をつけることです。
地震、風水害、感染症といった一般的な災害に加えて、業種や立地に特有のリスクも考慮します。
リスクの優先順位付けには、「発生確率」と「影響度」の2軸で評価する方法が有効です。
発生確率が高く、影響度も大きいリスクから優先的に対策を講じることで、限られたリソースを効果的に活用できます。

たとえば、河川の近くに事業所がある場合は浸水リスクを重視し、高層ビルに入居している場合は地震時のエレベーター停止や帰宅困難者対策を優先します。
自社の状況を正確に把握し、現実的なリスク評価を行うことが、実効性の高い防災マニュアル作成の出発点となります。

ステップ2：発災時行動計画と役割分担

リスクを洗い出したら、次に発災時の行動計画と役割分担を明確化します。
誰が、何を、どの順番で行うかを具体的に定めることで、災害発生時の混乱を抑えることができます。
行動計画には、避難誘導、安否確認、初期消火、通報など、発災直後に必要な対応を網羅します。

役割分担では、管理部門、現場リーダー、経営層の責任を明確に設定し、担当者が不在の場合に備えて代替責任者も指名しておくことが重要です。
代替責任者を設定することで、緊急時にも対応が滞らない体制を構築できます。

ステップ3：文書化と全社配布

行動計画と役割分担が決まったら、防災マニュアルを文書化し、全社に配布します。
配布方法は、冊子やPDF形式での配布、社内ポータルへの掲載、スマートフォン対応の緊急連絡網アプリの導入など、複数の手段を組み合わせることが推奨されます。
重要なのは、すべての従業員が最新版のマニュアルに同時にアクセスできる体制を整えることです。
クラウドストレージを活用することで、更新時に全員が自動的に最新版を参照できるようになります。

また、マニュアルは文字だけでなく、図やフローチャートを用いてビジュアル化することで、理解しやすくなります。
避難経路図や安否確認フローなど、視覚的に理解できる資料を作成することも有効です。

ステップ4：訓練・教育で浸透させる

防災マニュアルは、作成しただけでは意味がありません。
定期的な訓練と教育を通じて、従業員一人ひとりに浸透させることが重要です。
年1回以上の避難訓練と安否確認テストを実施し、マニュアルに記載された内容を実際に体験する機会を設けます。
訓練後にはアンケートやフィードバックを収集し、マニュアルの改善点を抽出します。

新入社員研修や管理職研修にも防災マニュアルの内容を組み込むことで、全社的な防災意識を維持できます。
特に、管理職には部下の安全確保に対する責任を明確に伝え、リーダーシップを発揮できるよう教育することが重要です。

ステップ5：定期見直しでPDCAを回す

防災マニュアルは、一度作成したら終わりではありません。
定期的に見直し、常に最新の状態を保つことが必要です。
訓練で得られたフィードバックを反映するとともに、組織改編、拠点移転、法令改正などの変化にも対応します。
PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を回すことで、マニュアルを"生きたツール"として機能させ続けることができます。
年に1回は全体的な見直しを行い、必要に応じて部分的な更新を随時実施する体制を整えましょう。

また、見直しの際には、最新の災害事例や防災技術の進展も参考にすることが有効です。
他社の事例や公的機関の最新ガイドラインを確認し、自社のマニュアルに取り入れるべき要素がないか検討します。

防災マニュアルは、単に作成するだけでなく、実際の災害時に機能する"生きたツール"にすることが重要です。
ここでは、いつでも参照可能な配布・保管方法と、外国人従業員への対応について解説します。
これらの工夫を取り入れることで、マニュアルの実効性を高めることができます。

いつでも参照可能な配布・保管方法

防災マニュアルは、災害発生時にすぐに参照できる状態で保管することが必要です。
クラウドストレージ（社内ポータル、Google Drive、Microsoft Teamsなど）に保存し、スマートフォンからもアクセスできるようにすることが推奨されます。
ただし、停電や通信障害により電子版が利用できない状況に備えて、紙版のマニュアルも各拠点に常備しておくことが重要です。
電子版と紙版の両方を用意することで、あらゆる状況に対応できる体制を整えます。

また、マニュアルの保管場所は全従業員に周知し、誰でも迷わずアクセスできるようにします。
避難経路図や緊急連絡先リストなど、特に重要な情報は、目につきやすい場所に掲示することも有効です。

外国人従業員への対応

グローバル化が進む現代において、外国人従業員への配慮も重要です。
防災マニュアルは日本語版だけでなく、英語、中国語など、主要言語への翻訳版を用意することが推奨されます。
また、言語に依存しない視覚的な案内として、ピクトグラムを活用することも有効です。

外国人従業員が参加する実地訓練を定期的に実施し、理解度を確認することも重要です。
訓練後にはアンケートを実施し、言語面や文化面での課題がないかをチェックします。
外国人従業員が安心して働ける環境を整えることは、企業の責任であり、防災マニュアルの実効性を高める重要な要素です。

防災マニュアルの作成には、公的機関や業界団体が提供するひな形やガイドラインを活用することが効率的です。
これらの資料は、豊富な実例や最新の防災知識に基づいており、自社のマニュアル作成の参考として非常に有用です。
ここでは、代表的な公的資料とその活用法を紹介します。

内閣府「事業継続ガイドライン」

内閣府が公開している「事業継続ガイドライン」は、BCP策定から実践まで幅広く網羅した資料です。
中小企業向けのチェックリストや、業種別の事例も豊富に掲載されており、防災マニュアル作成の際にも参考になります。
特に、リスク評価の方法や、事業影響分析（BIA）の手法は、防災マニュアルのリスク洗い出しにも応用できます。
内閣府のウェブサイトから無料でダウンロードできるため、ぜひ一度目を通してみることをおすすめします。

中小企業庁「事業継続力強化計画」認定制度

中小企業庁が推進する「事業継続力強化計画」認定制度は、中小企業が防災・減災対策に取り組む際の支援制度です。
申請フォーマットは、防災マニュアルのひな形としても活用できる構成になっており、必要な項目が網羅されています。
認定を受けることで、金融支援や補助金の優遇措置を受けられるメリットもあります。

申請フォーマットを参考にしながら自社のマニュアルを作成し、認定取得を目指すことで、防災対策のレベルアップと経営面でのメリットを同時に得ることができます。

東京消防庁「事業所防災計画作成の手引き」

東京消防庁が提供する「事業所防災計画作成の手引き」には、行動フロー、チェックリスト、訓練方法など、実務に直結する内容が詳細に記載されています。
特に、避難訓練の進め方や、初期消火の手順など、具体的なノウハウが充実しています。
東京都内の事業所だけでなく、全国の企業にとっても参考になる資料です。

自治体・業界団体のひな形活用法

各自治体や業界団体も、地域や業種に特化した防災ガイドラインやひな形を提供しています。
自社の所在地や業種に合わせて、関連する資料を検索し、カスタマイズして活用することが推奨されます。
自治体のハザードマップや避難場所情報も併せて確認し、マニュアルに具体的な地域情報を盛り込むことで、実効性をさらに高めることができます。

防災マニュアルは、災害発生時に従業員の命を守り、迅速な初動対応を実現するための重要なツールです。
本記事では、防災マニュアルの定義と目的、BCPとの違い、作成の第一歩、災害シナリオ別の対策ポイント、5ステップでの作成手順、そして公的資料やひな形の活用法まで幅広く解説しました。
防災マニュアルは「作って終わり」ではなく、定期的な訓練と見直しを通じて継続的に改善していくことが重要です。

まずは小さな一歩から始め、緊急連絡網や安否確認ルールなど、最低限のルールを策定することから取り組んでみてください。
そして、訓練やフィードバックを通じてマニュアルを"生きたツール"として定着させることで、従業員と事業を守る備えを確実なものにできます。
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