導入事例
「月末がつらい」を終わらせた、
日報管理の新しいかたち
有限会社三輪建設
- 所在地
- 静岡県三島市
- ウェブサイト
- https://miwaken.jp/
導入背景
- 月末に業務が集中し、集計作業に多大な時間がかかっていた
- 日報の検索・活用が難しく、管理業務が非効率だった
- 現場と事務所の情報共有がスムーズに行えなかった
- 日報を“毎日確認”でき、月末業務が大幅に軽減した
- 集計・帳票作成の効率化で事務負担を大幅に削減できた
- 日報データを原価管理・業務改善に活用
月末の“当たり前だった業務”をなくした、日報DXの第一歩
「日報は紙で書くもの」「月末は集計で忙しくなるもの」――そんな“当たり前”を、私たちも長年疑っていませんでした。
「日報管理クラウド」を導入して約1年。導入以前は、Excelで作成した日報用紙を印刷し、職長が手書きで記入する運用を行っていました。各現場から月末に日報を回収し、事務員が内容を確認・集計する流れでしたが、ここに大きな課題がありました。紙の日報は、とにかく非効率。記入漏れや記載ミスが見つかるたびに修正依頼を出し、修正された日報が戻ってくる頃には、すでに翌月の半ば…ということも珍しくありませんでした。
さらに、建退共（建設業退職金共済）をはじめ日報をもとに作成する書類は複数あり、すべて目視で確認・集計する必要があったため、過去の履歴を探すのも一苦労。月末の集計業務には、多くの時間と労力がかかっていました。
こうした状況を改善するために導入したのが「日報管理クラウド」です。
DX推進の一環として、月末の集計業務を根本から見直したい――その想いが導入の決め手でした。システム導入にあたっては、社員にこんな声かけをしました。「みんなが5分頑張れば、事務員さんの負担が5時間減る」この一言がきっかけとなり、社員も納得して前向きに取り組んでくれました。
実際に使い始めてみると、「手書きより入力の方が楽」という声が多く上がり、これまで目立っていた未記入も大幅に減少しました。
仮に未記入があっても、クラウド管理なので即座に把握できるようになりました。パソコンだけでなく、現場でタブレット入力ができるWEBアプリであることも、定着を後押しした大きな要因だと感じています。
「日報管理クラウド」は、単なる“日報の電子化”ではありません。現場と事務所、そして月末業務の在り方そのものを変える、確かな一歩になりました。
毎日見えるから、月末が変わる。事務業務の大幅効率化を実感
導入後、最も大きな成果として感じているのが事務業務の改善です。
これまでは月末にならないと日報が手元に集まらず、確認作業はどうしても後手に回っていました。しかし、「日報管理クラウド」を導入してからは、日報を毎日確認できる環境が整い、翌日の段階で記入漏れや不備をチェックできるようになりました。
月末には、「日報管理クラウド」のデータと別システムで管理している勤怠データを照合し、内容に相違がないかを確認していますが、日報が整理された状態で蓄積されているため、チェック作業もスムーズです。
特に効果を実感しているのが、建退共関連書類の作成業務です。
以前は、出面を集計した後、建退共の様式に氏名や出面を一つひとつ手入力しており、ここに最も多くの時間を費やしていました。現在は「日報管理クラウド」で集計したデータをコピー＆ペーストするだけで書類が作成できるので、作業スピードは格段に向上しました。概ね翌月10日までに行う請求業務も、余裕をもって対応できるようになりました。
欲を言えば、「日報管理クラウド」の集計データが建退共の様式と連動し、そのまま帳票出力できるようになると、さらに業務効率は高まると感じています。毎月必ず発生する業務だからこそ、集計と同時に書類が完成すれば、さらなる時短につながるはずです。
また、日報データは原価管理にも活用しています。人工や機械の稼働状況を容易に拾い出せるようになり、ミスのない、スピーディな原価管理が可能になりました。「日報管理クラウド」は、日々の記録を超えて、経営判断を支える基盤としても役立っています。
定着のカギは“仕組み”と“人”
現場と事務所が一体になるまで
導入当初は正直なところ不安もありました。「日報管理クラウド」は入力項目が多く、「本当に現場で使いこなせるだろうか」「形だけの導入にならないだろうか」という懸念があったのです。
そこで私たちは、システムを導入すること以上に、“定着させること”を重視し、習得方法や運用ルールづくりに工夫を重ねました。まずは内勤の事務員3名にシステムをしっかり覚えてもらい、現場を支える“先生役”になってもらいました。現場で操作に迷ったとき、すぐに聞ける環境を先に作ったことで、現場側の心理的なハードルを下げることができました。
次に取り組んだのが、入力ルールの明確化です。「日報管理クラウド」の仕様を理解する中で、備考欄に入力した内容は集計対象にならないことが分かりました。そこで、「どの情報を集計したいのか」「どの項目に、どの程度の粒度で入力するのか」を整理し、人によってデータのばらつきが出ないよう入力ルールを統一しました。
さらに、マスター登録を行わないと別の工事で再利用できない項目については、事務員が事前に登録を担当。現場側の入力負担をできるだけ軽減する工夫も行いました。
こうした取り組みの結果、運用が軌道に乗るまでには約半年かかりましたが、現在では事務員が前日のデータを毎日チェックし、未入力があれば日常的に声がけを行う体制が整っています。その過程で、現場と事務員がやり取りする機会が自然と増え、社内での情報共有が活性化しました。結果として、部門を超えた連携が生まれ、チーム力の向上につながっていると実感しています。
「日報管理クラウド」は単なる業務ツールではなく、人と人をつなぐコミュニケーションの基盤としても機能し始めています。
