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【脱PPAP】図面や現場写真など、安全性と利便性を維持したデータ共有の方法とは。具体例も交えて解説

業務で活用するデータ・ファイルを、オンラインのネットワークで共有する機会は増えています。テレワークの浸透やデジタル化の推進も進み、多くの人が当たり前のようにオンライン上でデータのやり取りを行っていることでしょう。

しかし、こうしたデータ共有が一般的になっているなか、セキュリティ面や安全性に関する知識や対策は追いついていない場面も少なくありません。例えば、セキュリティ効果があると認識されていたPPAP（暗号化されたZipファイルをメールで送り、別メールでパスワードを送付する方法）はセキュリティ対策になっていないため内閣府、内閣官房で廃止することを発表しました。

セキュリティに関する事案が重要事項であることは間違いないものの、何が正しいのかわからないというブラックボックス状態になってしまうことが多く、不安を感じることが多いのではないでしょうか。
また、こうしたデータ共有のセキュリティに関しては建設業界でも気をつけなくてはなりません。図面や現場写真、他にも電子小黒板などオンラインによるデータ共有をする機会は増えています。

そこで本記事では、安全性の高いデータ・ファイル共有の安全性が高い方法について解説します。

今、多くのビジネスシーンで使われている方法は主に以下の3つです。

• メールによる送付
• ファイル共有サービスの活用
• クラウドを活用した共有

いずれもオンライン環境によるデータ共有ですが、送れる容量やセキュリティ性に大きな違いがあります。なかでもここ最近の主流は「クラウドによるデータ共有」です。
保管場所であるクラウドストレージを他者に共有し、そのストレージを介してデータ共有を行うという方法です。
例えばGoogle Driveで一つフォルダを作り、そのURLを教えることで他人とのデータ共有ができるようになります。
メールで送ったり、ファイル共有サービスのURLを伝えたりする必要がなく共有できるため非常に便利です。

Google DriveやMicrosoft OneDriveなど、日頃、業務で活用しているオフィスサービスにクラウドストレージが付随していることもあって利便性も高く、サービスの使い方によっては低コストで運用できるため定着してきていると言えます。

ただ、オンラインのクラウドストレージはあくまでも情報の保管場所としての活用が本来の目的です。保管場所自体を相手と共有するため、余程信頼できる相手でなければ情報漏えいにつながる可能性はゼロではありません。（データがストレージに残り続けるので常にアクセスできる状態にあるため）

対してファイル共有サービスの場合は、ダウンロード期限が決められていることが多く、ある一定期間しかデータにアクセスできないといった制限が設けられます。

クラウドに限らず、どのような方法でもリスクは考えられます。そのため、もっとも大事なことは、方法ごとのリスクと活用方法を理解して正しく運用することだと言えるでしょう。

建設業界におけるデータ共有について

業界の特徴としては、個人事業主の職人や協力会社など、発注元以外の社外の人達と情報共有をする機会が多いことがあげられます。また、現場仕事なので現地の情報を共有する際に使用する端末が、個人のスマートフォンやタブレットを兼用しているケースも少なくありません。

そのため、一層データ共有のセキュリティや安全性に関して気をつける必要があります。

メール、ファイル共有サービス、クラウドを活用した共有など、各手段別に具体的な共有方法をご紹介します。

メールではなくビジネスチャットでデータ共有を行う

結論として、メールによるデータ共有は行わないのが無難です。そもそも、メールでは容量の大きなデータが送れないのと、万が一送り先を間違った場合でも取り消せないからです。安全性、利便性ともにデータ・ファイルを共有する際に多用すべきではないでしょう。

もし手軽にデータを共有したいのであれば、ビジネスチャットツールを活用するのがおすすめです。チャットに招待された人しかアクセスできないのと、チャットであれば送信したメッセージやアップロードしたデータを取り消すことも可能なので、誤送信などのミスを減らすことができます。

アクセス管理を徹底してクラウドストレージを活用する

クラウドストレージによるデータ共有も、対策をすれば安全性を高めることが可能です。その上で重要になるのが「アクセスの権限」と「2段階認証」です。

ストレージによる情報漏えいのリスクを最小限にするには、物理的にアクセスできる人を制限してしまうのが簡単かつ効果的です。さらに、2段階認証を設定しておけば100％とは言い切れずとも、不正アクセスを防ぐことができます。また、なかにはクラウドストレージのセキュリティ性を高めるシステムを開発している例もあります。

ストレージによるリスクを正しく理解し、対策をすることで安全性を高めることができるでしょう。

専用の文書管理システムなどを活用する

顧客の個人情報が含まれた書類や契約書といった重要度の高い書類は、一層高いセキュリティ性が求められます。そのようなデータを共有する場合は、専用の文書管理システムを活用すると良いでしょう。

デジタル化の影響から、稟議や契約など重要度の高い書類でもオンライン環境で完結できるようになってきています。特に大事なデータをやり取りする際は、専用の管理システムを活用することで安全性を高めることができるでしょう。

またグループウェアの中にもデータ共有機能を備えたものもあるので、グループウェアを活用するのも良い案です。

今後もサイズの大きなデータや重要度の高いデータなど、さまざまなデータをオンラインで共有する機会は増えます。そこで押さえておきたいのが、クラウドストレージとデータ共有サービスの特性を理解して併用する方法です。

オンライン上での安全性を確保することは大事ですが、同様に作業効率を下げないようにすることも大事なことです。利便性と安全性のバランスを取りつつ、データ共有をするには安全性の高いオンライン環境を構築することを目指しましょう。

建設業に特化した情報共有ツール『PROSHARE』ならファイル共有まで可能

情報共有ツール『PROSHARE』は、チャットでのコミュニケーションからドキュメント機能によるデータ共有が可能です。利用する人も関係者のみにし、プライベートと切り離してビジネス専用ツールとして活用すれば外部に情報が漏れるリスクも軽減できます。

さらに、2023年4月からPROSHAREを利用していない人へのファイル共有サービス機能も搭載しました。この機能により、共有したいデータをわざわざ外部のファイル共有サービスにアップロードする必要がありません。

PROSHARE内にあるデータを安全かつスムーズに共有することが可能です。

▼詳しい情報はこちらから
建設業向け情報共有ツール「PROSHARE（プロシェア）」

冒頭で紹介したPPAPの代わりに注目されているデータ共有の方法は、メール以外の方法だと「オンラインストレージ」「ビジネスチャット・グループウェア」などがあげられます。

データ共有は送信側の都合だけで決められるものではないので、受信者にとっても安全性が高く、なおかつ利便性も高い方法が望ましいと言えます。だからこそ、クラウドなどのオンラインを活用したデータ共有に関する知識や方法を知っておくことは大切です。

社内外ともに円滑なコミュニケーションと、生産性の高い業務を行うためにも自社のデータ共有の方法を見直してみるのもいいのではないでしょうか。

クラウドによるデータ共有をするなら、「PROSHARE」がおすすめです。
PROSHAREはチャットでのコミュニケーションからドキュメント機能によるデータ共有が可能です。3つの機能でシンプルな操作性のため、ITツールになれていない方でも使いやすい現場情報共有ツールです。
情報共有を円滑にして、事務所や現場業務の負担を軽減することができるでしょう。

安全にクラウドでデータ共有をし、情報共有を円滑にしたい方は、ぜひPROSHAREの導入をご検討ください。