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図面管理システムの選び方｜導入のメリットやおすすめのサービスを徹底解説

「図面管理システムはどれがおすすめ？」
「図面管理システムを導入するメリットは？」

上記のような疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか？

建設業にとって図面は欠かせないものであり、図面データを大量に扱います。
図面管理システムを導入すれば、複数の図面を一括管理でき、効率よく業務を進められるようになるでしょう。

本記事では、図面管理システムの選び方から導入のメリット、おすすめの図面管理システムについて解説します。
「図面の管理を効率よく行いたい」という方は、ぜひ最後までご一読ください。

建設業界における「図面管理システム」とは、建築や土木工事などのプロジェクトにおいて使用される図面や設計書類などを、効率的に管理・共有するためのシステムのことを指します。

建設プロジェクトでは、さまざまな図面や設計書が必要とされますが、これらの情報を適切に管理せずに利用すると、情報の漏れや誤った情報の使用などが生じる可能性があります。
図面管理システムは、こうしたリスクを低減するために開発された背景があります。

さらに、図面管理システムは、紙やCAD（コンピューターを使った図面設計ツール）を使用した図面書類の管理にも利用されています。従来の紙やCADによる図面管理では、必要な情報を探すのに手間や時間がかかり、膨大な図面の中から最新版を見つけることが難しいという問題がありました。

また、個々の担当者によって管理方法が異なるため、情報の共有が難しく、属人化してしまう傾向があったため、システムを活用することで、誰でも簡単に欲しい図面をすぐに見つけることができる図面管理システムが普及しました。

まさに、業務効率化やペーパーレスに適したツールと言えるでしょう。

上記のように、図面管理システムは建設・工事現場における業務効率化やペーパーレスを実現するために有効ですが、システムごとに搭載されている機能が異なります。
それにより建設・工事現場ごとに必要とされる機能や機能の重要性がことなるため、図面管理システムを選ぶ際は慎重に機能を確認する必要があります。

以下では、図面管理システムに搭載されている中でもあると便利な機能を紹介します。

デジタル図面の閲覧と管理

デジタル上で図面を管理し、閲覧できる機能は図面管理システムの標準搭載機能とも言えるでしょう。システム上でデジタル化された図面を閲覧し、管理できることで、膨大な図面を簡単に検索し、必要な図面を素早く見つけることができます。

そのほかにも関連する管理機能として、システム内のキーワード検索機能を活用して、プロジェクト名や部署名、図面のタイトルなどを入力すれば、必要な図面を素早く見つけることができます。
さらに、タグ付けやカテゴリ分類などの機能を活用すれば、より細かい条件での検索が可能となります。

自社の図面の情報量や性質に応じて、タグやカテゴリ分類などが必要かどうかを検討しましょう。

メモ・マーキング機能

図面管理システムにおけるメモ・マーキング機能は、図面上にコメントやマーカーを追加することができる機能です。これにより、図面上に直接指示や要望を記入しやすくなります。

具体的な活用事例で言えば、設計図面上で、工事現場での特定の作業が必要な箇所に「注意：補強必要」といったメモを追加することなどの「現場作業をする方への指示」が挙げられます。

このような指示が図面上に直接記載されることで、実際の作業者や関係者はすぐに対応すべき事項を把握でき、対面でのコミュニケーションが必要なくなるため、作業の効率が向上しやすくなるでしょう。

寸法測定機能

寸法測定機能は、図面上の寸法を直接測定することができる機能です。この機能のメリットは、図面上のさまざまな要素の寸法を正確に測定し、素早く把握することができる点です。
従来の測定方法では定規やコンパスなどを使って寸法を測定する必要がありましたが、図面管理システムの寸法測定機能を使うことで、自動的に寸法が計測されます。

さらに、図面管理システムの中には、図面上の異なる要素の寸法を比較することも可能なツールがあります。
例えば、設計図面と現地の実測値とを比較することで、設計と実際の差異を把握することができ、誤差や不整合を素早く発見し、適切な修正を行うことができます。

これにより業務効率化はもちろん、タイトな建設スケジュールであったとしても比較的早く業務を進めることが可能となるでしょう。

履歴管理

図面管理システムにおける履歴管理は、図面の変更履歴を管理する機能です。図面が修正や更新される際に、その変更内容や日時、実施者などの情報が記録として残されます。これにより、図面の過去のバージョンにアクセスできるため、古い図面との比較や遡及的な調査が可能となります。

図面の変更履歴を把握することで、誰がいつ、どのような変更を行ったのかを追跡することが可能です。
もし誤った修正が行われてしまった場合や古いバージョンの図面が必要な場合に、履歴管理機能を使って過去のバージョンにアクセスすることで、正確な情報を取得できます。

共有・共同編集

図面管理システムにおける共有・共同編集機能は、複数の関係者が図面にアクセスし、情報を共有したり、共同で編集したりする機能を指します。
この機能により、プロジェクトや業務に関わるさまざまな関係者がリアルタイムで図面にアクセスでき、情報の共有や協力作業を効率的に行うことができます。

共同の編集ができることで、まだ知識が少ない新人の方に対しての教育にも活用できることもメリットのひとつです。

図面管理システムを選ぶ方法は、主に以下4つです。

• 導入目的に沿っているか
• 検索機能が充実しているか
• 使い勝手が良いか
• セキュリティ対策が充実しているか

選び方を知っておくことで、自社に合った図面管理システムを見つけやすくなり、納得のいくシステムを導入できるでしょう。

それでは、順番に解説します。

導入目的に沿っているか

図面管理システムを導入すれば、現場の作業効率を図れますが、しっかりとした導入目的を持つ必要があります。

例えば、作業進捗がこれまで雑になっていて正したいとなれば、各作業にかかっている時間や設備の稼働状況などが可視化できるような図面管理システムがおすすめです。
導入を検討しているのであれば、自社にどんな課題があって何を改善するべきかなどを明確にしておく必要があります。

そうすることで、自社にあったシステムを選ぶことができ、現場で使いこなすことができるでしょう。

検索機能が充実しているか

検索機能が充実しているかどうかも、図面管理システムを選ぶ際に見ておきたいポイントです。
検索機能が充実していると、工程に必要な図面や資料などをすぐに見つけられるため、スムーズに作業を進められます。
大体のシステムは、特定のキーワードもしくは製品名を検索すれば、資料をピンポイントに探し出せるでしょう。

また、検索条件や表示項目などの設定機能が充実していることも、図面や資料の検索を楽にできます。
図面や資料などを抽出する時間を削減したい場合は、検索機能が充実しているシステムを選びましょう。

使い勝手が良いか

図面管理システムの選び方として、使い勝手が良いかどうかも確認する必要があります。
導入すれば図面や資料などをスムーズに共有できますが、使い方がわかりづらければ、現場の作業員は戸惑ってしまいます。

特に以下2つを意識して選べば、ITリテラシーの有無に関係なく、システムを使いこなせるでしょう。

• 必要な施工情報が整備されている画面設計かどうか
• 直感的な操作ができるかどうか

また、数多くある図面管理システムの中には、無料トライアルを設けているところもあるため、試しに利用してみてあっているかどうかを確認するのも1つの手法です。

セキュリティ対策が充実しているか

図面管理システムを選ぶ際に、セキュリティ対策の充実度は非常に重要です。

図面データは機密情報や貴重な知的財産を含むことが多いため、適切なセキュリティ対策ができているかどうかの確認をする必要があります。
仮に不正アクセスによって、機密情報やデータなどが漏洩してしまった場合、会社の信頼を失うことになりかねません。

社員全員が安心・安全に使えるよう、セキュリティ対策が強固な図面管理システムを選びましょう。

図面管理システムを導入すれば、主に以下のようなメリットが期待できます。

• 情報の一元管理・共有が可能
• データ管理が容易

あらかじめ導入するメリットを理解しておけば、より図面管理システムの魅力を感じられるでしょう。

それでは、順番に解説します。

情報の一元管理・共有が可能

導入する大きなメリットとして挙げられるのが、情報の一元管理と共有ができることです。
これまでは紙ベースの図面や資料などを大量に管理していたものも、システム内で管理できます。
そのため、図面や資料を紛失するリスクもなくなり、簡単に必要な情報を共有することが可能です。

書類検索にかける時間を大幅削減できるため、業務の効率化も図れるでしょう。

データ管理が容易

データ管理が容易なのも、図面管理システムのメリットです。

図面管理システムは、デジタル化されたデータをシステム上で全て管理し、容易にアクセスできる環境を提供します。
たとえ膨大な量のデータがあるとしても、必要なデータを素早く正確に提示してくれます。

「PRODOUGU」は、クラウド上で活用できる図面管理システムです。

iPadやiPhoneを利用して図面を管理することで、紙図面を現場へ持ち運ぶ必要がなくなります。

図面をデバイス上で拡大縮小できるため、確認作業も簡単に行えます。また、CAD図面を読み込んで直接寸法を計測することも可能です。
さらに、図面上にメモ書きを入れることができるため、必要な情報や指示を簡単に追加できます。
これにより、コミュニケーションや共有がスムーズに行われます。紙図面よりもデジタルな管理方法により、作業の効率化や情報共有の向上が実現できるでしょう。

データをクラウドで共有することで、写真管理と図面管理のシームレス化が実現でき、現場事務所と建設現場で、情報をリアルタイムに共有することが可能です。

PC、タブレット両方で各図面の修正や記帳ができるため、気になる方はぜひ以下から資料をダウンロードしてください。