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2.発議書類管理の流れを知りたい(発注者用)

【工事情報共有システム】以下より発議書類管理の流れを確認してください。

1.受注者が作成した発議書類を承認する(発注者用)

受注者が作成・発議した書類を確認し、不備がなければ「確認」(もしくは「承認」)で押印します。
次の担当者に承認順序がうつりますので、同様に承認作業を行ってください。

通知メールが届いた場合
メールに記載のURLから、直接該当の書類を開くことができます。

2.発議書類を作成する(発注者用)

「発議書類管理」の「新規作成」で、工事帳票を作成します。
工事打合せ簿や段階確認書等の工事関係書類を作成することができます。

3.発議書類の入力をする(発注者用)

各発注機関の様式に沿った雛型に入力します。「管理区分」や「件名」、様式に従って必要箇所を入力してください。
※様式、入力内容は、ご利用いただく発注機関によって異なります。

4.発議書類のワークフローの設定をする(発注者用)

「ワークフローパターン取得」で登録されているパターンを利用する方法、手動で担当者を選択する方法があります。
決裁を行う承認順序を設定してください。

ワークフローパターンについて

システムに登録されているワークフローパターンは、以下の2種類です。

1.初期登録時等に弊社でご用意する代表的なフロー
お申し込み時に受注者様から承認順序のご希望がある場合は、ご指定頂いた順序でフローを設定しております。ご希望がない場合は、一般的な承認順序のフローをご用意しております。

2.前回発議(一時保存)した際に自動保存されたフロー
手動で設定したフローにつきましては、「一時保存」または「フロー開始」をした時点で自動でワークフローパターンに保存されます。

5.発議書類に添付ファイルをつける(発注者用)

「参照」からファイルを添付することができます。打合せ簿(鑑)の添付資料を登録してください。

6.発議書類のワークフローを開始して発議する(発注者用)

「フローを開始」で、発議書類のワークフローを開始します。書類が発議され、次の担当者に承認順序がうつります。

7.承認順序の回ってきた発議書類を承認する(発注者用)

認順序の回ってきた書類を確認し、不備がなければ「確認」(もしくは「承認」)で押印します。
次の担当者に承認順序がうつりますので、同様に承認作業を行ってください。

通知メールが届いた場合
メールに記載のURLから、直接該当の書類を開くことができます。

8.発議書類を印刷する(発注者用)

「発議書類管理」で作成した書類を印刷機能を利用して印刷します。
印刷プレビューで、余白や拡大率を調整してから印刷を行ってください。

決裁が完了した書類の印刷は?
決裁が完了した書類は、自動で「共通書類管理」に保存されます。「共通書類管理」から印刷することで、余白の調節等の手間を省くことができます。
決裁が完了した書類の印刷は、「共通書類管理」からお試しください。

※本Q&Aは、掲載時点の最新バージョンで作成しております。現在の最新バージョンの操作方法と異なる場合がございますので、予めご了承ください。

掲載日:2018年03月06日

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