閉じる

導入活用事例

工事実績の一元管理で、同種工事の検索を省力化

課題
入札時に必要な資料を各部署で管理していたため、情報収集に時間が掛かっていた。また、技術者の経験などを確認する際は、実績管理担当者の記憶を頼りに、本人にも確認が必要だったので、手間が掛かっていた。
効果
「工事実績DB」で工事情報・技術者情報・書類の一部を一元管理することで省力化でき、他の仕事にも時間が割けるようになった。また、複数の条件での同種工事を探し出す作業が非常に楽になった。

導入のきっかけ

元々、専用のオフィスコンピュータを使用して実績管理していました。しかし、オフィスコンピュータの寿命もあり、途中でMicrosoft社のAccess(アクセス)に切り替え、データベースを構築しましたが工事台帳としての必要最低限の機能しか持ち合わせていませんでした。そのため、工事台帳の記録と実績担当者の記憶に頼っているのが現状でした。そんな中、実績管理の担当者も定年を控えていたため、新しい担当者である私への引継ぎに当たって新たな仕組みを検討していたところ、建設システムさんから「工事実績DB」の紹介を受けたのがきっかけです。

導入前の工事実績の管理方法

Access(アクセス)の工事台帳には、工事名、金額、工期、発注者、配置予定技術者(従事期間はなし)、工種名を記録していました。しかし、入力する人によって、同じ工種であっても入力文字列が異なっていたり、CORINSの工種、工法・型式に添っていなかったりしていたので、実際には書庫に保管してある竣工書類を探すための入口として利用し、工事実績内容は、書類を直接確認していました。

工事実績管理の課題・問題点

工事実績DB作業風景Access(アクセス)の工事台帳への記録は、受注時の情報のため、設計変更等があった場合、異なった情報が残っていたという問題がありました。ですから、実績管理としては利用できず、工事書類を探すための手段としての利用しかできませんでした。また、設計書、表彰、CORINSデータなど入札時に必要な資料が、それぞれ別々の部署で管理していたので、それらの情報を収集するのに時間が掛かっていたのも課題の1つです。同様に、技術者の経験なども実績管理担当者の記憶と本人への二重の確認が必要だったので、手間が掛かっていました。

導入の決め手

やはり、大量の工事実績の中から、複数の条件に合った検索が可能だということが一番の決め手です。我が社は歴史が長いので記憶だと難しい問題があります。そして、工事情報、技術者情報、書類が一元管理できることも魅力的でした。今までは、工事情報、技術者情報、個別書類を管理していたので、「工事実績DB」で一元管理できれば無駄な労力を使わなくて済むと思いました。また、最初は建設システムさんからの依頼でリリース前のモニターユーザーとして試験的に使い始めましたが、要望を色々と汲み取ってもらえ、その後のバージョンアップで対応していただいたことも要因の1つです。長く使用していくことを考えると、より使いやすいものにしていただきたいので、ユーザーの要望にしっかり応えてくれるメーカーが良いと思いました。

「工事実績DB」の活用

工事管理としては、着工時のCORINS登録及び竣工時のCORINS登録をして、その際、工事成績通知書と工事カルテを工事情報に紐づけています。また、自社独自の工事番号を記録し、保管されている書類がすぐ取り出せるように管理しています。技術者管理としては、資格情報の登録のみ行っています。技術者毎の工事実績や案件は自動的に管理されるので、資格情報の管理だけでも運用可能です。CPDのユニット管理は、別の担当者が管理しているので現状は「工事実績DB」での登録は行っていませんが、今後は「工事実績DB」での管理も検討していきたいです。最後に案件管理は、営業部から依頼のあった条件での同種工事検索を行い、提出書類の下準備に活用しています。

導入して一番良かったこと(成果)

「工事実績DB」で工事情報、技術者情報、書類の一部を一元管理できたことで省力化できたことではないでしょうか。私自身も繁忙期には現場の応援に行くこともあるので、重要な実績管理を省力化できればその他の仕事にも時間が割けます。また実務においても、導入の決め手にもなった複数の条件での同種工事を探し出す作業は非常に楽になりました。やはり、条件が多くなればなるほど、人の記憶では探し出すのが難しくなるので、確実に同種工事を見つけ出すためにも「工事実績DB」を導入して良かったと思います。

このページでご紹介したソフト

企業プロフィール

会社名 静和工業株式会社
所在地 静岡県静岡市
会社規模 51~100名
URL http://www.seiwa-kogyo.net/

担当者プロフィール

  • 事業管理部 課長
    繁田氏